Indien de organisatie waarvoor u werkt aanbestedingsplichtig is conform de Aanbestedingswet en de aanbestedingstermijn binnen een jaar afloopt, is het nu tijd om in actie te komen. December volgend jaar klinkt misschien nog ver weg, maar helaas neemt een aanbesteding voor een HR-systeem veel tijd in beslag. En niet onbelangrijk, als er uit de aanbesteding een andere leverancier dan de huidige leverancier komt, dan wilt u ook de tijd hebben om de implementatie succesvol te doen. Gemiddeld gaat hier zo 6 maanden overheen waarvan minimaal 3 maanden om schaduw te draaien (uitkomsten uit oude met nieuwe systeem vergelijken o.b.v. uw personeelsbestand).

Voor de uitvoering van de aanbesteding kunt u rekening houden met een doorlooptijd van zo’n 5 maanden. Dit betreft het gehele traject van het opstellen van een Programma van Eisen (PVE), opstellen en begeleiden van demo’s, de beoordeling van de inschrijvingen en de keuze. Ons advies is om voor de zomer het selectietraject af te ronden zodat het projectteam rustig op vakantie kan voordat de hectische implementatie begint. Tijdens de implementatie is het meestal alle hens aan dek namelijk. Het consulting team van worldofwork™ kan u hierbij helpen:

• Projectleider aanbesteden - Indien u intern niet de benodigde capaciteit (ca. 2 dagen per week) en/of kennis van de markt in huis heeft, kunt u hiervoor een ervaren projectleider HR met kennis van aanbesteden inhuren.
• Quick-scan aanbesteden – Indien u nog twijfelt of u wel een nieuw HR-systeem nodig heeft, kunt u ter voorbereiding op een aanbesteding ook een quick-scan wel of niet aanbesteden uit laten voeren door worldofwork™.
• Businesscase of Plan van Aanpak - Indien u een businesscase nodig heeft om het bestuur te informeren en/of budget vrij te maken, kunnen wij u helpen aan een onderbouwd advies waarop een beslissing gemaakt kan worden.
• Procesoptimalisatie - Of heeft u zo’n decentrale organisatie met veel stakeholders verspreid over meerdere locaties waardoor meer tijd nodig is om op één lijn te komen over de gewenste manier van werken en bijbehorende eisen aan het HR-systeem? Dan is het raadzaam te starten met het uniformeren en optimaliseren van de HR-processen.