Wet loontransparantie op komst: is jouw organisatie klaar voor 2027?

Wat houdt de nieuwe wet loontransparantie in?

De Europese richtlijn loontransparantie, ook wel de EU Pay Transparency Directive, is sinds 2023 van kracht. Nederland werkt nu aan een eigen wet die deze richtlijn vertaalt naar de praktijk. Het kabinet mikt op invoering per 1 januari 2027. Het wetsvoorstel moet nog door de Tweede en Eerste Kamer, dus de exacte uitwerking kan nog veranderen.

Maar de richting is duidelijk. Je moet als werkgever straks beter kunnen uitleggen hoe beloning binnen je organisatie tot stand komt. Hoe bepaal je een startsalaris? Wanneer krijgt iemand een verhoging? Welke criteria gebruik je voor een bonus? En gelden die criteria aantoonbaar voor iedereen op dezelfde manier?

Dit betekent niet dat alle salarissen dan openbaar worden. De wet draait vooral om transparantie over het beloningsbeleid en om inzicht in verschillen tussen mannen en vrouwen die gelijk of gelijkwaardig werk doen.

Waarom komt de wet loontransparantie er?

Gelijke beloning voor gelijkwaardig werk is nu ook al verplicht. Waarom zijn er dan extra regels nodig?

Omdat het in de praktijk vaak lastig is om te zien of er werkelijk gelijk wordt beloond. Een medewerker weet meestal niet wat collega’s in vergelijkbare functies verdienen. En ook jij hebt als HR-manager niet altijd direct het volledige beeld.

Misschien staan salarissen in je payrollsysteem, functieniveaus in je HR-systeem en bonussen in een apart bestand. Misschien gebruiken verschillende bedrijfsonderdelen andere functienamen of salarisstructuren. Dan kun je wel een gemiddeld loonverschil berekenen, maar weet je nog niet waar dat verschil vandaan komt.

Zitten relatief veel mannen in hogere functies? Beginnen vrouwen gemiddeld lager in een schaal? Ontvangen mannen vaker een bonus? Of groeien ze sneller door? Dat soort vragen moet je straks kunnen beantwoorden.

Wat betekent loontransparantie voor jou als werkgever?

De nieuwe regels rond loontransparantie raken meer dan alleen je salarisadministratie. Ze hebben ook gevolgen voor je functiehuis, recruitment, HR-processen en communicatie met medewerkers.

Zo moet je functies objectief en genderneutraal waarderen. Welke kennis en vaardigheden vraagt een functie? Hoe groot is de verantwoordelijkheid? Welke inspanning en arbeidsomstandigheden horen erbij? Met zulke criteria bepaal je welke functies gelijk of gelijkwaardig zijn.

Ook bij recruitment verandert er het nodige. Kandidaten moeten tijdig weten welk startsalaris of welke salarisbandbreedte bij een functie hoort. Vragen naar hun huidige of vorige salaris mag straks niet meer. Daarmee voorkom je dat een bestaand loonverschil automatisch wordt meegenomen naar een volgende baan.

En wat doe je als een medewerker vraagt hoe diens salaris zich verhoudt tot dat van collega’s met gelijkwaardig werk? Ook daar moet je op voorbereid zijn. Medewerkers krijgen straks meer recht op informatie over hun eigen beloning en over de gemiddelde beloning van mannen en vrouwen in vergelijkbare functies.

Heb je al vastgelegd wie zulke vragen behandelt? Weet je welke gegevens je mag delen? En kun je die informatie snel en zorgvuldig opleveren? Dat zijn vragen die nu misschien nog niet spelen, maar binnen afzienbare tijd wel op het bord van HR liggen.

Rapportageplicht loontransparantie: wanneer ben je aan de beurt?

Heeft je organisatie minimaal 100 medewerkers? Dan krijg je ook te maken met de rapportageplicht voor loontransparantie.

Je rapporteert onder meer over:

• het gemiddelde loonverschil tussen mannen en vrouwen;
• verschillen in bonussen en andere variabele beloning;
• de verdeling van mannen en vrouwen over loonkwartielen;
• loonverschillen binnen groepen met gelijk of gelijkwaardig werk.

Hoe vaak je rapporteert, hangt af van de omvang van je organisatie. Volgens het huidige wetsvoorstel rapporteren werkgevers met minimaal 250 medewerkers jaarlijks. Organisaties met 150 tot 249 medewerkers doen dat eens per drie jaar. Beide groepen rapporteren voor het eerst uiterlijk 7 juni 2028, over kalenderjaar 2027. Voor organisaties met 100 tot 149 medewerkers geldt ook een cyclus van drie jaar. Zij rapporteren voor het eerst uiterlijk 7 juni 2031, over kalenderjaar 2030.

Klinkt dat nog ver weg? Bedenk dan hoeveel werk erin kan zitten om functies goed vergelijkbaar te maken, alle looncomponenten bij elkaar te brengen en afwijkingen te verklaren. Zeker als je organisatie uit meerdere onderdelen, landen of cao’s bestaat.

Een loonverschil gevonden. Kun je het ook verklaren?

Een voorbeeld: uit je analyse blijkt dat mannen binnen een bepaalde functiegroep gemiddeld meer verdienen. Wat zegt dat?

Nog niet genoeg. Misschien zijn zij langer in dienst. Misschien hebben ze andere verantwoordelijkheden of aantoonbaar meer relevante ervaring. Misschien zit het verschil vooral in variabele beloning. Er kan dus een objectieve, genderneutrale verklaring zijn. Maar kun je die verklaring ook aantonen?

Want je moet als HR niet alleen signaleren dát er een verschil is, maar ook kunnen uitzoeken waardoor het ontstaat. Worden instroomsalarissen overal op dezelfde manier bepaald? Krijgt iedereen dezelfde kansen om door te groeien? Zijn bonuscriteria helder en consequent toegepast?

Bij een loonverschil van minimaal vijf procent binnen een categorie van gelijkwaardig werk kan een gezamenlijke loonevaluatie nodig zijn. Dat geldt wanneer er geen objectieve verklaring is en het verschil niet binnen zes maanden wordt hersteld. Die vijf procent is dus niet automatisch een overtreding, maar wel een duidelijk signaal om verder te kijken.

Hoe analyseer je loontransparantie met Power BI?

Wellicht kun je de eerste analyse nog in Excel maken. Maar wat gebeurt er als je wilt inzoomen op afdelingen, functies, landen, salarisschalen en bonussen? En als je de ontwikkeling daarna wilt blijven volgen?

Het Power BI-dashboard voor loontransparantie van worldofwork™ brengt je HR- en salarisdata samen. Het dashboard kan worden gekoppeld aan verschillende HR- en salarissystemen, waaronder AFAS, Visma, Workday, HiBob, Cornerstone en Personio.

In één omgeving zie je bijvoorbeeld:

• hoe de gemiddelde en totale beloning van mannen en vrouwen zich verhouden;
• waar verschillen zitten in vast salaris, bonussen en andere looncomponenten;
• hoe mannen en vrouwen over schalen en loonkwartielen zijn verdeeld;
• welke functies, afdelingen, landen of organisatieonderdelen opvallen;
• waar je verder onderzoek moet doen.

Zie je ergens een afwijking? Dan klik je door naar de onderliggende groep. Zo hoef je niet handmatig verschillende bestanden naast elkaar te leggen en ontdek je sneller welke factoren een rol spelen.

Wat levert een loontransparantiedashboard je nu al op?

Je hoeft niet te wachten tot de eerste rapportage. Nu al kun je met een nulmeting voor loontransparantie ontdekken waar je organisatie staat. Zijn alle gegevens beschikbaar? Sluiten je functie-indelingen goed aan op je salarisdata? Kun je verschillen verklaren? En waar is je beleid misschien minder consequent toegepast dan je dacht?

Het dashboard helpt je om die vragen stap voor stap te beantwoorden. Je ziet wat al goed is ingericht, waar informatie ontbreekt en welke groepen extra aandacht vragen. Daarna kun je volgen of maatregelen effect hebben en of er nieuwe verschillen ontstaan.

Vanuit worldofwork™ helpen we je bij de koppeling met je systemen, de keuze van de juiste indicatoren en de inrichting van het dashboard voor jouw organisatie.

Is jouw organisatie klaar voor de wet loontransparantie?

De wet is nog in de maak, maar met de voorbereiding kun je vandaag al beginnen. Hoe eerder je weet waar je staat, hoe meer tijd je hebt om je data, functiehuis en beloningsbeleid op orde te brengen.

Wil je weten hoe goed jouw organisatie is voorbereid op de wet loontransparantie? Met het loontransparantiedashboard van worldofwork™ zie je waar verschillen ontstaan en welke stappen nog nodig zijn.

Neem contact met ons op en ontdek hoe je verspreide salarisdata in helder inzicht vertaalt. Bij worldofwork™ denken we graag met je mee, binnen jouw middelen en budget.