Vijf tips om aan te denken na de go-live van je nieuwe HR systeem

1. Welke nieuwe HR-functionaliteit ga je implementeren?

Bij het bepalen van je implementatiestrategie maakt het soort HR-systeem dat je in gebruik neemt een groot verschil. Zo vormt je salarisadministratie, met daaraan gekoppeld de financiële administratie, de kern van je HR-activiteiten. Om fouten in de salarisuitbetaling te voorkomen, is het cruciaal dat dit onderdeel in één keer goed staat. Bovendien heb je daarbij te maken met een belangrijke deadline: 1 januari. Wissel je van salarissoftware op een ander moment in het boekjaar, dan bestaat de kans op problemen bij het herberekenen van loonheffingen – met naheffingen of teruggave als gevolg. Bij de implementatie van HR-software voor bijvoorbeeld learning, talentmanagement of onboarding heb je meer flexibiliteit. Daarbij maakt het niet zo veel uit wanneer je precies live gaat.

2. Welke impact heeft de implementatie op de rest van je HR-systemen? 

Het ene HR-systeem kan invloed hebben op het andere. Zo is er een directe relatie tussen je salarisadministratie en je talentmanagement. Veranderingen in het ene systeem, bijvoorbeeld rond de beloning van een medewerker, moeten direct goed staan in het andere systeem. Hetzelfde geldt voor je learningsysteem, denk aan een medewerker die een opleidingscertificaat heeft behaald. Implementeer je tegelijkertijd een aantal nieuwe systemen? Dan zorg je ook direct met nieuwe koppelingen voor de integratie van de systemen, zodat de uitwisseling van gegevens meteen geregeld is. Ga je voor een gefaseerde aanpak, waarbij je nog een tijdje van een ‘oud’ systeem gebruikmaakt? Dan is het raadzaam om de systemen in de tussenliggende periode van tijdelijke koppelingen te voorzien. Al moet je daar misschien extra werk voor doen.

3. Zorg dat je je gebruikersondersteuning voor elkaar hebt

Een nieuw HR-systeem betekent een nieuwe manier van werken. Dat vraagt dus de nodige aanpassing. En al zijn medewerkers vooraf getraind, ze hebben het systeem nog niet gebruikt in hun dagelijks werk. Help je gebruikers ook na de implementatie de weg te vinden in je HR-systeem en zorg dat ze ergens terechtkunnen met hun vragen. Maak bijvoorbeeld een online kennisbank, zet een praktische checklist op je intranet of stuur wekelijks een nieuwsbrief met tips uit. Heb je een servicesysteem met tickets? Bepaal dan hoe snel je op een ticket wilt reageren. En wie pakt welke vragen op? Je eigen organisatie, je IT-leverancier, een externe HR-expert of een combinatie daarvan? Kijk wat het beste werkt voor jouw organisatie. 

Het is sowieso belangrijk dat je na de implementatie contact houdt met je IT-leverancier en van tevoren scenario’s uitwerkt en duidelijke afspraken maakt over de rolverdeling. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als het HR-systeem complexer voor gebruikers blijkt dan gedacht? Hoe kan je IT-leverancier dan helpen?

4. Pas je communicatie aan per gebruikersgroep 

De adoptie van je nieuwe HR-systeem kost tijd. Vaak duurt het zo’n zes tot twaalf maanden voordat gebruikers met het systeem werken zoals je voor ogen had. Wat je wilt, is dat ze zelfvoorzienend zijn. Dat betekent drie dingen. Ten eerste dat ze weten wat ze met het systeem moeten doen. Ten tweede dat ze vertrouwen hebben in het gebruik. En ten derde dat ze de voordelen voor hun dagelijks werk zien. Met een effectieve communicatiestrategie versterk je de adoptie. Ga bij het bepalen van die strategie op de stoelen van verschillende gebruikersgroepen zitten. Wat is bijvoorbeeld de relevantie van het systeem voor recruiters? En hoe zit het met medewerkers en leidinggevenden? Wat zijn hun behoeften? Gebruik die ‘what’s in it for me’ als uitgangspunt in je communicatie naar je gebruikersgroepen. 

Begin al voor de implementatie met je communicatie en houd je gebruikers op de hoogte. Wat gaat er wanneer gebeuren? En hoe vordert het project? Door steeds de voordelen van het systeem te benadrukken en ook na de go-live kleine successen zoals snellere HR-processen of de uitbreiding van het aantal gebruikers te communiceren, schep je vertrouwen. Key-users inzetten als ambassadeurs helpt ook. Zo neem je gebruikers stap voor stap mee op reis. 

5. Blijf de adoptie door gebruikers ondersteunen

De implementatie van een nieuw HR-systeem is een verandertraject en veranderingen wekken meestal enige weerstand op, dat is een feit. Door gebruikers te laten meedenken bij de inrichting van de processen, maak je de weg voor een soepele adoptie al grotendeels vrij. Maar wat als je na de go-live onverwachts op weerstand stuit? Wees daarop voorbereid. Dat doe je onder meer door gebruikers de mogelijkheid te bieden om feedback te geven en met verbetervoorstellen te komen. Bijvoorbeeld via korte vragenlijsten, beoordelingen met sterretjes of een feedbackknop in een nieuwsbrief. Dit helpt je meteen ook om je HR-systeem te laten bewegen met de veranderende behoeften van je organisatie. Denk daarbij na over wie er met de feedback aan de slag gaat. Is dat de projectgroep die verantwoordelijk was voor de implementatie? Of een speciale focusgroep die kijkt of het systeem werkt zoals het bedoeld was? 

Uiteraard hoef je niet bij de minste kritiek je nieuwe HR-processen op de schop te gooien. Zoals gezegd kost de adoptie van een systeem tijd en moeten mensen de kans krijgen om eraan te wennen. Waar het om gaat, is samen je HR-processen steeds verder verfijnen en zo te optimaliseren. Dat werkt uiteindelijk het beste voor iedereen.