Een internationaal HR-systeem kiezen: heb je hier al over nagedacht?

Globaal of lokaal: wat is het beste voor jouw internationale HR-systeem?

Deze eerste vraag is meteen de belangrijkste en de basis voor alle verdere vragen in deze blog. Voor een internationale HR-oplossing is veel te zeggen. Je harmoniseert je HR-processen en je hebt al je HR-data in één systeem. Dat biedt je vanuit het hoofdkantoor overzicht en dus grip op je HR. Je hoeft dus geen losse Excel-sheets meer te verzamelen met headcounts- en salarisinformatie die al achterhaald is op het moment dat de data centraal het systeem in gaan. Bovendien maken uniforme processen verdere internationale uitbreiding makkelijk en helpen ze te voldoen aan wet- en regelgeving. 

Daar staat tegenover dat standaardiseren tijd en moeite kost, zeker als je er niet vanaf het begin van je internationalisering voor hebt gekozen. Ook moet je globale HR-systeem ruimte bieden voor lokale wetgeving. Verder is het de vraag of het nodig is om álles globaal te regelen. Misschien is het wel beter om bepaalde HR-verantwoordelijkheden lokaal neer te leggen. Zo zijn er in Nederland tal van HR oplossingen voor specifieke zaken zoals recruitment, onboarding en payroll.

Wil je internationaal één gezicht naar je medewerkers?

Stel, je bedrijf is een sterk merk en dat wil je ook uitdragen naar je medewerkers en de buitenwereld. Of ze nu in Londen of in Berlijn zitten, je wilt je HR-processen en -faciliteiten zo veel mogelijk gelijktrekken. Contracten, verlofaanvragen, sollicitatieprocedures, regelingen voor een leaseauto, enzovoorts. In elk land waar je bedrijf is gevestigd, werkt je HR op dezelfde manier. Een internationale HR-oplossing helpt om je medewerkers overal dezelfde beleving te bieden en hun betrokkenheid bij je bedrijf te vergroten. Zo worden ze zelfs ambassadeurs van je merk. 

Het kan ook zijn dat je aan de andere kant van het spectrum zit: je buitenlandse vestigingen zijn eigenlijk allemaal ondernemingen op zich. Je merk staat overal op de muur en daar stopt het, je voert niet eens dezelfde producten. Hoeveel meerwaarde biedt het dan om je HR-beleid te globaliseren en in een internationaal HR-systeem te investeren?

Waar zitten je HR-medewerkers: alleen centraal of ook lokaal?

HR blijft voor een deel mensenwerk, met welke HR-oplossing je ook werkt. Heb je een HR-medewerker op je lokale vestigingen zitten? Dan loont het de moeite om bepaalde HR-activiteiten ter plekke te regelen en verantwoordelijkheden daar neer te leggen. 

Neem de salarisadministratie. Er zijn aanbieders van internationale HR-systemen die de payroll in verschillende landen voor je kunnen doen. Hun aantal is echter beperkt en daar komt nog bij dat er een stevig kostenplaatje aan vastzit. Heb je groeiambities? Dan moet die internationale oplossing wel met je mee kunnen groeien: wordt de payrollafhandeling ook ondersteund in de landen waar jij je de komende jaren wilt vestigen? 

Als je toch al een lokale HR-medewerker hebt, kun je overwegen om voor een lokale payrolloplossing te gaan. Zo’n lokale oplossing koppel je dan aan je centrale HR-oplossing. Lokale payroll-oplossingen zijn goedkoper, dus dat kan je veel geld schelen. Je hebt ook meer keuze, omdat het aanbod aan payroll providers groter is. Daarnaast is het soms makkelijker om te voldoen aan lokale wet- en regelgeving. 

Is je payroll complex, bijvoorbeeld door veel medewerkers met weinig uren of veel personeelswisselingen doordat je met studenten werkt? In dat geval kan het verstandig zijn om voor een globaal HR-platform inclusief payroll te gaan. Dat vermindert de kans op fouten.  

Hoe centraal is je HR nu geregeld?

Je hebt je bedrijfsconcept vanuit Nederland uitgerold naar andere landen en vanaf het eerste moment gekozen voor een internationale HR-aanpak. Nu is het tijd voor een volgende stap: door je sterke groei heb je een HR-oplossing nodig die nog beter aansluit op je behoefte aan internationale harmonisatie en die in nog meer landen te gebruiken is.

Het andere uiterste is dat je nog helemaal aan het begin van de harmonisatie van je internationale HR-systeem staat. Zoals gezegd in het begin van deze blog, is het dan een grote verandering om ineens voor een complete internationale HR-oplossing te gaan. In plaats van in één keer de transitie te maken naar een globaal HR-systeem, is het beter om de overgang in kleine stappen te doen. Zo’n stapsgewijze aanpak begint met een oplossing voor de kern van je HR: je HR-administratie. Zo doe je ervaring op en kun je zien hoe de harmonisatie werkt. Je recruitment en talentmanagement kun je in volgende stappen aanpakken. 

Kies je voor een internationale HR-oplossing die zich vooral op de HR-administratie richt, dan zit er vaak ook al wat functionaliteit voor recruitment en talentmanagement in de software. Zo kun je vast uitproberen hoe deze in de praktijk werkt. Biedt zo’n HR-oplossing je voldoende mogelijkheden om de volgende vijf jaar verder te kunnen? Dan hoef je nu geen geld uit te geven aan een dure oplossing die alles kan, maar waar je maar een beperkt deel van gebruikt.