Re-think: een HR Tech strategie die werkt

Waarom mislukken zoveel HR projecten? Je kunt geen huis bouwen vanaf de tweede verdieping, en hetzelfde geldt voor HR-projecten. Veel HR-projecten slagen niet omdat HR-teams te snel van start gaan zonder een goed doordacht plan. De intenties zijn altijd goed: HR wil problemen oplossen, bijdragen aan de organisatie en impact maken. Maar om een probleem écht effectief aan te pakken, moet je eerst volledig begrijpen wat het probleem is en wat de onderliggende oorzaken zijn.

Daar gaat het vaak mis. Het gebeurt keer op keer: een enthousiast HR-team investeert snel in een veelbelovende nieuwe tool die álles belooft op te lossen, in de hoop dat deze alle operationele uitdagingen de baas wordt. Maar in de praktijk lost zo’n tool meestal niets op—het creëert juist meer verwarring. Het echte probleem ligt vaak niet in wat zichtbaar fout gaat, maar dieper in de processen en structuren van de organisatie.

Een probleem proberen op te lossen zonder de kern te begrijpen, is alsof je prachtige gordijnen ophangt op de tweede verdieping van een huis waarvan de fundering nog niet is gelegd.

Wil je voorkomen dat een gebrek aan analyse, planning en afstemming leidt tot frustraties bij gebruikers, integratieproblemen en uiteindelijk een mislukking van je investering en inspanningen? Lees dan verder.

Bouw je HR-huis vanaf de basis

Een HRTech-strategie die echt werkt en waarde toevoegt, bouw je stap voor stap. Dit zijn de vier belangrijkste stappen:

Ontwerp en plan – Breng in kaart waar je nu staat, waar je naartoe wilt en hoe je daar gaat komen. Dit is het moment om de blauwdruk te maken voor jouw toekomstige HR-structuur.
Maak een heleboel keuzes – Bepaal welke technologie je gaat gebruiken, hoe je die integreert en welke mensen je nodig hebt om het project succesvol te maken.
Bouw het – Voer de veranderingen gecontroleerd en gestructureerd door, met focus op projectmanagement, datamanagement en heldere communicatie.
Blijf verbeteren – Blijf je processen en systemen optimaliseren. Houd nieuwe functies en releases in de gaten en zorg voor uitstekende ondersteuning voor gebruikers.

De komende weken neem ik je stap voor stap mee door dit proces. Voor elke stap schrijf ik een apart artikel waarin ik, samen met mijn team, inzichten deel uit onze jarenlange ervaring met HR-transformatieprojecten.

Fase 1: Ontwerp en Plan

De eerste stap is het ontwerpen en plannen van jouw "HR-huis." Hier leg je de blauwdruk vast voor jouw ideale HR-structuur.

Je start met een heldere visie en bouwt deze in gedachten, stap voor stap, alsof je een huis ontwerpt: Heb je meerdere verdiepingen nodig? Wil je veel natuurlijk licht of juist meer privacy? Ga je voor open ruimtes of liever afgesloten kamers? En natuurlijk, wat is je budget?

In HR-termen betekent dit:

Creëer een duidelijke visie voor HR, met ontwerpprincipes die jouw transformatie sturen.
Schets jouw toekomstige HR-platform en bepaal wat je nodig hebt om het te realiseren.
Breng de employee journey in kaart en beschrijf hoe processen moeten verlopen voordat je ze optimaliseert en automatiseert.
Leg de basis van het project vast, inclusief aanpak en succesfactoren.
Werk een businesscase uit en wees realistisch over de risico’s.

Zo zet je een stevige fundering neer voor jouw HR-transformatie.

Fase 2: Maak keuzes

Met het beeld van je ideale HR-huis in gedachten is het tijd om keuzes te maken over de details.

Hoeveel ramen en deuren wil je? Welke vloer past het beste? Wordt het vloerverwarming of niet? Ga je voor een gasfornuis of inductie? En waar komen alle stopcontacten?

In HR-termen vertaalt zich dit naar:

HR-use cases en specificaties: Beschrijf wat leveranciers moeten weten en wat je precies verwacht van een softwareoplossing.
Technische architectuur: Zorg dat je helder hebt hoe data, technologie en apps naadloos op elkaar aansluiten.
Leverancierskeuze: Organiseer demo’s, werk samen met leveranciers en maak uiteindelijk de keuze die het beste bij jouw situatie past.

Fase 3: Bouwen

In de derde fase ga je aan de slag met het bouwen van jouw HR-huis. Dit is het moment waarop je visie werkelijkheid wordt. Of, zoals Winston Churchill het ooit treffend zei: “Plans are useless, but planning is essential.” Met andere woorden, bereid je voor op onverwachte uitdagingen, zoals een scheve vloer, een verkeerd geplaatste airco of leidingen die ineens zichtbaar zijn terwijl dat niet de bedoeling was.

Om je visie tot leven te brengen, heb je een sterk team nodig dat het project van begin tot eind kan begeleiden. Het is ideaal om mensen te betrekken die al bij de eerdere fasen betrokken waren, omdat zij de context en de details goed begrijpen.

Daarnaast is het belangrijk om één centraal aanspreekpunt te hebben: iemand die de communicatie tussen het projectteam en de uitvoerders strak coördineert.

In HR-termen betekent dit dat je de volgende rollen nodig hebt:

HR Implementation Lead: Zorgt ervoor dat de nieuwe software aan alle bedrijfsvereisten voldoet.
HR Project Manager: Houdt het project op schema en bewaakt de deliverables.
HR Change Manager: Begeleidt medewerkers bij de veranderingen en zorgt ervoor dat ze de nieuwe werkwijze omarmen.

Fase 4: Blijf verbeteren

De vierde fase draait helemaal om onderhoud en doorlopende verbetering.

Wanneer is een huis nou écht helemaal af? Eigenlijk nooit. Er blijft altijd wel iets te doen, of het nu gaat om onderhoud of het bijwerken van dingen om alles in topvorm te houden.

In HR-termen betekent dat: