Redesign HR-processen: hoe maak je je HR-processen sneller en efficiënter?

Vanaf het moment dat bedrijfsprocessen ‘op papier’ staan en in gebruik zijn genomen, wordt er vaak niet meer naar om gekeken. Dat is een feit bij veel organisaties en geldt ook voor de HR-processen. Het is natuurlijk logisch. Als je eenmaal op een bepaalde manier werkt en iedereen is daaraan gewend, waarom zou je dan aanpassingen doen? Vaak zijn veranderingen in je organisatie de aanleiding om weer eens goed naar je HR-processen te kijken. Zoals een fusie of overname, een herstructurering of de aanschaf van een nieuw HR-systeem. Of de optimalisatie van je HR-processen is gewoon nodig, omdat je bent ingehaald door de tijd. Je recruitmentproces sluit bijvoorbeeld niet meer aan bij de digital natives van vandaag, waardoor je goede kandidaten misloopt. Of er zijn te veel controles in je indiensttredingsproces geslopen, wat het traag maakt.

Multidisciplinair team herinrichting HR-processen

Met de redesign van je HR-processen valt er veel aan efficiency, snelheid, uniformiteit en transparantie te winnen, als je het op de juiste manier aanpakt. De verbeterslag begint met een goede voorbereiding. Zo is het belangrijk om de juiste actoren samen om de tafel te hebben, vanuit verschillende disciplines. Wie zijn er betrokken bij de HR-processen? En in welke rol en verantwoordelijkheid? Door de processen vanuit diverse invalshoeken te bespreken en gezamenlijk te herontwerpen ontstaat er begrip voor wat je stakeholders willen en waarom. In een grotere organisatie is het wijsheid om een kernteam te benoemen, met daarin verschillende typen medewerkers van de HR-afdeling, de salarisadministratie en liefst ook leidinggevenden. Ook kan het verstandig om functioneel beheer aan te haken. Het kernteam herontwerpt de HR-processen en de leden leggen de nieuw ontworpen processen voor aan hun achterban. De feedback koppelen ze telkens terug in het kernteam. Zo kom je stap voor stap tot nieuwe HR-processen die breed worden gedragen binnen je organisatie. Zeker bij ingrijpende veranderingen is dit laatste essentieel.

Uitgangspunten redesign HR-processen

Een gedegen voorbereiding houdt ook in dat je vooraf vaststelt wat je wilt bereiken met het redesign van je HR-processen. Wat zijn de procesuitgangspunten? Dat kan bijvoorbeeld een principe als ‘eigen regie’ zijn, waarbij je verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in je organisatie neerlegt. Of ‘invoer bij de bron’, je laat medewerkers bijvoorbeeld zelf urenveranderingen doorgeven of bij indiensttreding zelf de nodige informatie in het systeem zetten. Een ander uitgangspunt kan zijn dat je het aantal controles in je processen wilt beperken, vanzelfsprekend zonder het vierogenprincipe te laten vallen. Daarnaast is het van belang dat alle betrokkenen dezelfde taal spreken. Wat is bijvoorbeeld het verschil tussen een proces, een procedure en een werkinstructie? En wanneer gebruik je welke term? Zo is een proces ook niet hetzelfde als een workflow. Een workflow is een serie taken die door een HR-systeem wordt uitgevoerd en een proces bestaat meestal uit meerdere workflows. Het is belangrijk om je te realiseren dat het beschrijven van je HR-processen tijd, aandacht en soms wat extra hulp vereist. Denk dus goed na of je als organisatie alle kennis in huis hebt om hieraan te beginnen.

Wanneer tevreden over herinrichting HR-proces?

Je kernteam is geformeerd, iedereen heeft de verschillende begrippen scherp en de uitgangspunten voor de redesign van je HR-processen zijn duidelijk. De volgende stap is te bepalen welke processen je wilt aanpakken en vooral ook wat je wilt bereiken met de herinrichting. Wanneer ben je tevreden? Zo’n doel is heel concreet. Bij je indiensttredingsproces kan dit bijvoorbeeld zijn dat je tevreden bent als een maand voor de indiensttreding van een nieuwe medewerker alle administratieve zaken zijn afgerond, tot en met de inloggegevens en een compleet onboardingprogramma aan toe. Daarna kijk je hoe het proces moet lopen om dit voor elkaar te krijgen en kom je tot een procesbeschrijving. Met als volgende vraag wat er allemaal voor nodig is om het proces op deze manier te laten werken. Vereist het bijvoorbeeld de aanpassing van standaarddocumenten? Of een wijziging in je bestaande HR-systeem? Stel, je wilt met digitale handtekeningen werken. Dan moet je systeem dit wel ondersteunen. En niet te vergeten: je moet je medewerkers leren de nieuwe functionaliteit te gebruiken. Wat hebben ze aan uitleg en instructies nodig? Het aanpassen van je systemen of processen is een eerste stap, de verandering in de organisatie vereist net zoveel aandacht.

Extra opletten bij kritische stappen in HR-processen

Bij het herinrichten van je HR-processen stel je vast wat de kritische stappen in een proces zijn. Wat zijn de gevolgen als er iets misloopt? En op wie hebben eventuele (schadelijke) gevolgen impact? Als bijvoorbeeld bij de indienst- of uitdiensttreding gegevens niet goed worden vastgelegd, kan dat betekenen dat er te veel, te weinig of zelfs helemaal geen salaris wordt uitbetaald. Zo is ook het proces van het registreren van verzuimmeldingen kritisch. Daarbij heb je met wettelijke verplichtingen te maken en loop je financiële risico’s. Een verkeerde datum in je HR-systeem kan er bijvoorbeeld toe leiden dat het UWV later dan nodig begint met uitkeren. Door kritische stappen te benoemen en je daarop te focussen, voorkom je dergelijke problemen.

Snel op weg met een lean aanpak

Concluderend? Het redesign van je HR-processen is een kwestie van op de juiste manier naar je processen kijken. Wat je doet, voor wie je het doet en wat het je oplevert. Maar ook: wat er moet gebeuren om dit te realiseren en bij welke stappen je extra moet opletten. Enkele valkuilen zijn er wel. Zoals je nieuwe HR-systeem leidend laten zijn en daar je processen op aanpassen. Een oud HR-proces klakkeloos overnemen in een nieuw systeem is trouwens sowieso geen goed idee. Dat levert vooral een dure ‘oude’ manier van werken op, maar geen verbetering. Zorg verder ook dat verantwoordelijkheden op de juiste plek blijven. Als bijvoorbeeld blijkt dat afdelingsmanagers bepaalde gegevens niet invoeren, bouw dan geen extra controles in die je processen stroperig maken. Geef ze in plaats daarvan training en zorg dat ze begrijpen waarom het belangrijk is, zodat ze voortaan hun verantwoordelijkheid kunnen nemen. Wil je toch liever niet van scratch beginnen met de herinrichting van je HR-processen? En kun je er wel wat assistentie bij gebruiken? Met onze best practices voor allerlei organisaties én onze lean aanpak helpen we je snel op weg en begeleiden we je bij elke stap in het traject.