Nieuw systeem, maar wordt het ook gebruikt?

U heeft flink geïnvesteerd in een nieuw HR-systeem. De implementatie heeft weken gekost, maar eindelijk staat het! Maar door een gebrek aan informatie en instructiemateriaal valt het gebruik alleen nog tegen. HR wordt overspoeld met vragen en maakt overuren om iedereen zo goed mogelijk te helpen. Dat leidt tot een hoop frustratie en het risico dat het nieuwe systeem niet op de juiste manier wordt gebruikt. In deze blogpost vertelt Rens Schouenberg, Digital HR Consultant bij worldofwork™, waarom de adoptie van een nieuw systeem cruciaal is voor een succesvol gebruik, en hoe u dit soepel laat verlopen.

Bij Voedselbank Amsterdam zijn pas geleden het vrijwilligersdossier en het declaratieformulier gedigitaliseerd. Door tijdig te beginnen met communicatie naar medewerkers en vrijwilligers én iedereen van passend instructiemateriaal te voorzien, zorgde de HR-afdeling met hulp van worldofwork™ dat het nieuwe systeem vanaf het begin goed werd gebruikt. Dit leverde HR een forse tijdsbesparing op door minder vragen en verzoeken.

Door de volgende succesfactoren verliep de adoptie van het nieuwe systeem soepel:

#1 Betrek eindgebruikers bij het project

Om draagvlak voor de nieuwe manier van werken bij de hele organisatie te creëren, is het van cruciaal belang om eindgebruikers van elke groep of afdeling, bij het project te betrekken. En ze vanaf het begin te helpen hun eisen en wensen vast te leggen. Zo ontstaat niet alleen draagvlak, maar ook inzicht in hoe iedereen het systeem gebruikt en wat ervoor nodig is om te zorgen dat het voldoet aan de verwachtingen.

#2 Breng de processen en stakeholders in kaart

Hoe cliché het ook klinkt, een goede voorbereiding is het halve werk. En een succesvolle implementatie start met het in kaart brengen van de te digitaliseren processen en de stakeholders:

• Hoe wordt er nu gewerkt?
• Welke mogelijkheden zijn er om deze processen te optimaliseren?
• Wie krijgen er met het nieuwe systeem te maken of gaan ermee werken?
• Welke taken en werkzaamheden moet elke gebruiker kunnen uitvoeren?
• Wat voor rollen en permissies zijn daarvoor nodig?
• Welk instructiemateriaal past het best bij de doelgroepen?

Voedselbank Amsterdam heeft het vrijwilligersdossier geïmplementeerd. Dit management- en beheersysteem voor de coördinatie van vrijwilligerswerk geeft de organisatie inzicht in vrijwilligers, vacatures en betrokken interne medewerkers. Vrijwilligers kunnen zich via dit systeem aanmelden, hun beschikbaarheid doorgeven en onkostendeclaraties indienen. Samen met de projectteamleden zijn de processen geïdentificeerd waarvoor instructiematerialen ontwikkeld moesten worden voor medewerkers en vrijwilligers.

#3 Start tijdig met communicatie naar medewerkers en vrijwilligers

Waarom mislukken veel systeemimplementaties? Door gebrekkig verandermanagement en communicatie. Begin hier tijdig mee, het liefst al voordat het project start. Zeker bij een organisatie die werkt met vrijwilligers, zoals Voedselbank Amsterdam, is het van cruciaal belang om iedereen betrokken te houden en mee te nemen in de veranderingen. En om iedereen te bereiken met de informatie. Zorg dat u duidelijk uw doelgroepen in beeld heeft, evenals de manieren waarop zij geïnformeerd willen en kunnen worden.

#4 Besteed aandacht aan het waarom

Organisatorische veranderingen, zoals een nieuw systeem, zorgen per definitie voor weerstand. Dit maakt het belangrijk om te zorgen dat uw medewerkers de meerwaarde ervan inzien. Benadruk daarom in de communicatie telkens weer wat de nieuwe manier van werken de gebruikers oplevert. En dat het systeem geen doel op zich is, maar een middel om hun werk makkelijker te maken.

 #5 Zorg voor geschikt instructiemateriaal

Als het gaat om digitalisering komt niet iedereen even makkelijk mee met nieuwe ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan mensen die minder vertrouwd zijn met digitaal werken, zoals medewerkers op leeftijd. Dat maakt geschikt instructiemateriaal onmisbaar. Dit kan op verschillende manieren worden vormgegeven: kaarten, boekjes, video’s, workshops, etc. Factoren als leeftijd, opleidingsniveau, taalvaardigheid, digitale vaardigheden en de beschikbaarheid van digitale apparaten bepalen welk instructiemateriaal het meest geschikt is. Verder is het belangrijk om geen overload aan instructiematerialen aan te bieden, maar goed in te spelen op de behoeften van de verschillende doelgroepen.

Voedselbank Amsterdam kent een zeer divers vrijwilligersbestand. Vrijwilligers met een kantoorfunctie zijn vaak gepensioneerde mensen. Bij de distributiecentra en chauffeurs lopen de leeftijden sterk uiteen. En dan zijn er bijvoorbeeld nog bedrijven die een dag per maand komen helpen. Daarom, en uit kostenoverwegingen, werd gekozen voor printbare instructiekaarten met duidelijke visuals en korte, voor iedereen begrijpelijke instructies. De nadruk ligt hierbij op het stimuleren van zelfredzaamheid om, aan de hand van de instructie, eigenhandig door het systeem te navigeren. Het instructiemateriaal, in beheer bij HR, werd voor iedereen beschikbaar gemaakt per e-mail en op papier.

worldofwork™ zorgt dat uw systeem omarmd wordt

Besteed voldoende tijd aan het instrueren en informeren van medewerkers bij de introductie van een nieuw systeem. Een eerste indruk kunt u immers maar één keer maken. Gebruik de juiste middelen en bekende kanalen om de gebruikers te bereiken. Zo zorgt u dat uw systeem door alle medewerkers succesvol wordt omarmd en op de juiste wijze wordt gebruikt.

Bij worldofwork™ hebben we veel ervaring met de implementatie van HR-systemen en het begeleiden van veranderingen die hierbij op alle niveaus komen kijken. Onze experts kijken van buitenaf met een andere bril naar de implementatie, onder meer naar wat elke doelgroep nodig heeft om het systeem goed te gebruiken. Het maken van geschikt instructiemateriaal is weliswaar een klein onderdeel daarvan, maar het laat goed zien hoe u ervoor zorgt dat het nieuwe systeem zo goed mogelijk omarmd wordt binnen uw organisatie. Het liefst met een zo gericht mogelijke inspanning.