Migratie van je HR-data: wat komt erbij kijken?

Fase 0 van de migratie van je HR-data: de voorbereiding 

Je hebt de eerste workshops over de inrichting van je nieuwe HR-systeem achter de rug en je nieuwe HR-processen krijgen vorm. Dit is hét moment om een begin te maken en na te denken over de grote lijnen van je datamigratie. In deze voorbereidende fase start je met de benoeming van een projectteam voor het migreren van je HR-data. In deze projectgroep zitten een projectleider, de beheerder van je oude en van je nieuwe HR-systeem en een technische expert voor het uitvoeren van de migratie. Ook heeft een ‘datamigratie lead’ een belangrijke rol in het team. Dit is een inhoudelijke expert die de brug slaat tussen de technische en de functionele kant van je datamigratie. De volgende stap is samen met de projectgroep de randvoorwaarden voor een succesvolle datamigratie te scheppen. Hoe ga je te werk in de uitvoeringsfase en zorg je bijvoorbeeld dat je documentatie over de datamigratie auditproof is? Alle stappen die je in volgende fases van het datamigratieproces neemt moeten goed beschreven zijn, zodat je daar elk moment op kunt terugvallen. Een andere vraag om in deze fase te beantwoorden is welke migratietools en -platformen je gaat gebruiken. En hoe sla je de data op en ga je veilig te werk, zodat je aan de AVG voldoet en tijdens het hele migratieproces compliant bent? Denk hierbij aan zaken zoals wie er op welk moment toegang heeft tot de data of hoe de testmigratie zich tot de werkelijke migratie verhoudt.

Data die je minimaal nodig hebt 

In de voorbereidende fase doe je ook vooronderzoek naar je data. Welke soorten HR-data oftewel datagroepen heb je? En wat wil je ermee? Neem bijvoorbeeld je verlofregistratie. Wil je een paar jaar kunnen terugkijken of is alleen de huidige status relevant? En is het noodzakelijk om alle trainingsgegevens van medewerkers te migreren of alleen de behaalde certificaten? Datamigratie is complex, dus waarom HR-data migreren waar je niets mee doet? Een best practice die we bij worldofwork™ hanteren, is uitgaan van de data die je minimaal nodig hebt om de overstap naar je nieuwe HR-systeem tot een succes te maken. 

Fase 1 van de migratie van je HR-data: verder de inhoud in

Je hebt een goede basis voor de migratie van je HR-data gelegd en de migratie in grote lijnen uitgestippeld. Nu is het tijd om inhoudelijk dieper in je HR-data te duiken en te bepalen welke gegevens je precies overhaalt van het ene systeem naar het andere. Essentieel onderdeel is de mapping van data. Daarbij kijk je op veldniveau hoe je je nieuwe HR-systeem vult met de beschikbare data. Dit gaat verder dan het aan elkaar linken van velden. Je kijkt bijvoorbeeld ook naar de kwaliteit van de data. En is er eventueel logica nodig om het nieuwe systeem op de juiste manier te vullen? Je datamigratie lead helpt de wensen scherp te krijgen en de link tussen oud en nieuw te maken, inclusief technische details. Hoe gaat de technische expert je HR-data bijvoorbeeld ontsluiten en vervolgens converteren naar je nieuwe HR-systeem? Via een API of anders? Deze fase lijkt minder bewerkelijk dan de voorbereidende fase, maar het tegendeel is waar. Je projectteam moet heel wat keuzes maken en dat vraagt veel overleg. De kerndata van medewerkers bestaan alleen al uit veertig à vijftig velden per persoon. Dat gaat van naw-gegevens tot de naam van de contactpersoon bij noodgevallen en bankgegevens. Daarbij komen nog alle velden op het gebied van bijvoorbeeld training, performance, recruitment en verlof. Je moet onderbouwde keuzes maken:  welke datagroepen en -velden zijn relevant en welke niet?

Je HR-data opschonen

Nog iets wat veel tijd kost, is het opschonen van je HR-data. Ook dat doe je in deze fase. Je wilt zeker weten dat je correcte data overzet naar je nieuwe HR-systeem. ‘Garbage out’ is in dit geval ‘garbage in’ en dat wil je voorkomen. Dus is het zaak om te onderzoeken hoe de HR-data die je wilt overnemen in elkaar zitten. Die kennis bevindt zich meestal in de hoofden van medewerkers en wil je vastgelegd hebben, zodat er geen misverstanden over bestaan.   

Fase 2 van de migratie van je HR-data: de uitvoering

Het is zover: je bent klaar om je data te migreren van je oude naar je nieuwe HR-systeem. Een technische aangelegenheid, waarbij je HR-data worden gefilterd en naar het juiste formaat omgezet. De migratie is een dynamisch en iteratief proces: het gaat stapsgewijs en na elke stap wordt getest en gevalideerd of de migratie volgens plan is gegaan. Zijn alle data goed overgekomen? En werkt alles zoals bedacht in de voorgaande fases? Als alle data eenmaal in het systeem staan, is het lastig om nog iets te veranderen. Het testen van je datamigratie is ontzettend belangrijk, net zoals het snel en nauwkeurig verwerken van de feedback die dit oplevert. Het verwerken van deze feedback moet dan ook onderdeel zijn van het geautomatiseerde migratieproces dat je technische expert heeft ingericht.

Houd bij het migreren in de gaten of alle afspraken die in de eerdere fases zijn gemaakt worden nagekomen. Want als de druk oploopt doordat de deadline voor oplevering van je nieuwe HR-systeem nadert, kan het zijn dat de aandacht voor bijvoorbeeld het documenteren van je datamigratie of de veiligheid afnemen. En dat risico mag je niet lopen. 

Vul je expertrollen goed in 

Datamigratie is dus niet iets wat je ‘erbij doet’ als je overgaat naar een nieuw HR-systeem. Je moet er goed over nadenken, zodat er geen onnodige of onbetrouwbare data worden gemigreerd of gegevens verkeerd worden geconverteerd. Zo vermijd je problemen na de implementatie van je HR-systeem. Een soepele datamigratie vraagt specialistische kennis en ervaring, zeker van de datamigratie lead en de technische expert. Al in de voorbereidingsfase, waarin de omvang en complexiteit van een datamigratietraject blijken, nemen zij het voortouw. Ontbreekt het je organisatie aan resources om deze rollen goed in te vullen? Dan is het verstandig om de hulp van externe specialisten in te roepen.