Medewerkers in de regie over planning van hun werk bij CSU

Hoe zorg je dat planning, urenregistratie en loonbetaling van je schoonmaakmedewerkers vlekkeloos op elkaar aansluiten? En hoe minimaliseer je looncorrecties achteraf doordat mutaties in het rooster niet zijn doorgegeven aan de salarisadministratie? CSU deed dit door medewerkers de regie te geven over hun rooster in de ORTEC medewerkersapp.

CSU heeft de visie dat door de medewerker meer zelfstandigheid en autonomie te geven over zijn/haar werkplanning processen veel intuitiever en met minder fouten en benodigde correcties plaatsvinden. Vanuit de centrale organisatie is daaruit de behoefte ontstaan aan een meer accuraat, gedetailleerd inzicht in de planning van diensten en de wijzigingen daarop. Ook had het management van CSU de wens om de gegevens- en loonadministratieprocessen efficiënter te maken en om het aantal fouten, en daarmee de benodigde correcties achteraf, te verminderen. En in algemene zin voelt CSU de verantwoordelijkheid om medewerkers autonomie en flexibiliteit te bieden en te helpen in het opdoen van de benodigde vaardigheden om mee te kunnen komen in de digitalisering van de huidige maatschappij. 

In dit artikel vertelt worldofwork™ welke uitdagingen CSU had op het gebied van urenverwerking en loonbetaling en hoe de medewerkersapp van ORTEC CSU nu helpt om de planning, urenregistratie en verloning op één lijn te krijgen.

Foutieve loonbetalingen en veel correcties achteraf

In de schoonmaakbranche komen wijzigingen van diensten op een vooraf afgesproken werkrooster, het zogenaamde ‘standaardrooster’, met grote regelmaat voor. Deze wijzigingen komen bijvoorbeeld door een veranderende vraag van de klant, maar kunnen ook het gevolg zijn van ziekte en/of verlof van medewerkers of collega’s. Het doorgeven van veranderingen op het ‘standaardrooster’ was binnen CSU, ondanks vele eerdere pogingen, niet gestroomlijnd. Iedereen deed het op zijn of haar eigen manier: een mailtje, telefoontje, SMS of appje naar een collega, leidinggevende of opdrachtgever. De wirwar aan communicatiekanalen maakte het voor de leidinggevende heel moeilijk om dit alles in goede banen te leiden. In de praktijk gaat in dit soort situaties de aandacht vooral uit naar de klanttevredenheid en wordt geprobeerd de klant niet te belasten met deze ‘interne’ problemen. Operationele aanpassingen zoals het zorgen voor een vervanger worden met de grootste prioriteit opgevangen, maar de administratieve vastlegging hiervan liet vaak te wensen over. Met enige regelmaat betaalde de salarisadministratie loon op basis van het bekende ‘standaardrooster’ en niet op basis van daadwerkelijk gewerkte uren. Bijvoorbeeld bij een medewerker die een dienst niet had uitgevoerd, of bij een medewerker die juist een andere dienst van een collega had overgenomen. Dit resulteerde vaak in twee foutieve betalingen en daardoor veel tijdrovende correcties achteraf. CSU zocht naar een manier om deze roostermutaties geautomatiseerd te registreren en zo fouten in de loonbetaling te voorkomen.

Medewerker verantwoordelijk maken voor eigen mutaties

CSU is zeer gericht op het daadwerkelijk centraal stellen van medewerkers en voelt zich mede verantwoordelijk voor de mate waarin haar medewerkers zich staande weten te houden in de sterk toenemende digitalisering van de maatschappij. Medewerkers worden natuurlijk in het algemeen steeds meer geconfronteerd met digitale diensten waarvoor digitale vaardigheden noodzakelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens. Hiervan wordt het eigenaarschap steeds meer neergelegd bij mensen (de medewerkers) zelf. Deze gegevens staan sterk onder invloed van de AVG-wetgeving. Door de eigenaar van de gegevens zelf verantwoordelijk te maken voor deze gegevens reduceren bedrijven en instellingen hun risico op overtredingen. Vaak loopt dit via digitale platforms of apps. Gezien de zeer diverse en vaak veranderende samenstelling van het personeelsbestand van CSU is dit een groot argument voor het in het gebruik nemen van oplossingen voor self-services.

Employee Self Service (ESS): medewerker in de regie

Binnen CSU ontvangt elke nieuwe medewerker bij indiensttreding direct een uitnodiging om de medewerkersapp te activeren. Deze app is op het moment van inloggen meteen al gevuld met een groot aantal gegevens. Op basis van het project waar een medewerker aan is gekoppeld is ook een standaardrooster gevuld. De medewerker kan zijn/haar geplande diensten inzien en deze zijn met specifiek project en werklocatie verbonden. De medewerker kan de eigen gegevens inzien en verder aanvullen waar nodig.

Met de  CSU medewerkersapp kan de medewerker bijvoorbeeld:

• Het standaardrooster inzien
• Extra beschikbaarheid opgeven
• Inschrijven op openstaande (extra) diensten
• Gewerkte uren afgelopen week inzien
• Rooster inzien voor komende weken
• Verlofaanvragen indienen
• Loonstrookjes bekijken
• Geplande betaaldata bekijken

Openstaande taken sneller invullen

Vooral de mogelijkheid om in te schrijven op diensten is een enorme verbetering voor CSU. Via de medewerkersapp kan CSU schoonmaakdiensten open zetten. Medewerkers die beschikbaar zijn ontvangen een notificatie en kunnen hierop inschrijven, zelfs als het buiten hun vaste werklocatie of zelfs regio valt. Zo kunnen openstaande diensten sneller en eenvoudiger worden ingevuld. Dit scheelt de rayonmanagers heel veel rondbellen en appen om de bezetting rond te krijgen. Bovendien wordt de informatie automatisch doorgestuurd naar de HR/Payroll applicatie (AFAS), zodat ook de salarisadministratie over de juiste gegevens beschikt.

De volgende stap in de ontwikkeling van de medewerkersapp is het mogelijk maken om diensten te ruilen met andere medewerkers of zich te laten vervangen door een ander. Hiermee krijgen de rayonmanagers nog meer inzicht in de bezetting, zodat ze beter kunnen beoordelen of ze hun klant goed bedienen.

Complexiteit in de schoonmaakbranche

Wat dit project ingewikkeld maakte, was dat niet iedere schoonmaakmedewerker beschikte over de voorwaarden om toegang te krijgen tot de digitale omgeving. Daarvoor moet een medewerker in ieder geval beschikken over een e-mailadres om zichzelf online te kunnen identificeren, maar ook over een smartphone of computer met internetaansluiting. De eerste stap van de verandering was dan ook het in kaart brengen van de randvoorwaarden om een solide plan te maken hoe deze grote stap voorwaarts te realiseren. In een vervolgblog zal door worldofwork™ implementatie en veranderspecialisten worden ingegaan op hoe dit bij CSU is verlopen.

Over CSU

Onder het motto ‘Scherp op schoon’ is CSU met diverse vestigingen en ruim 16.500 medewerkers de nummer 1 partner in schoonmaak in Nederland binnen de facilitaire dienstverlening. CSU is een familiebedrijf, waarin de directie, het management en de medewerkers voor 1/3 participeren.

Het familiegevoel speelt een belangrijke rol in het werkgeverschap van CSU. ‘Gelukkige medewerkers zorgen voor blije klanten en uiteindelijk ook voor gelukkige aandeelhouders’ is hun redenatie. Dat dragen ze uit door er voor hun medewerkers te zijn en stappen te nemen om het leven van hun medewerkers makkelijker te maken, onder meer door een grote transitie op het vlak van digitalisatie. Niet voor niets mag CSU zich al 10 jaar op rij ‘Beste Werkgever’ in Nederland noemen.

Over worldofwork™

Werk beter laten werken. Dat is de missie van worldofwork™: het bedenken, ontwerpen en bouwen van een wereld van werk die medewerkers, managers en teams het beste biedt. We doen dit door vloeiende employee journeys en de best mogelijke platforms voor onze klanten te ontwerpen en te leveren. worldofwork™ begeleidt organisaties in het realiseren van grote doelstellingen met haar eigen oplossingen in combinatie met AFAS en ORTEC. Van kleine verbeterprojecten tot bedrijfsbrede implementaties. Van programmamanagement en dataconversie tot configuratie en functioneel beheer.

Deze blog maakt deel uit van een serie waarin verschillende specialisten van worldofworkTM u meenemen in de grote digitale transformatie die CSU de afgelopen jaren maakte. In concrete voorbeelden van proces- en systeemimplementaties leest u hoe CSU haar digitale ambities waarmaakt en de innovatie in de hele facilitymanagementsector aanjaagt. Naast slimmer werken zet CSU groot in op het meer betrekken van leveranciers en klanten. Met als doel de hele keten te laten profiteren van hun innovaties en er ook samen invulling aan te geven. Deze blogreeks kent drie hoofdthema’s: de inzet van AFAS-ERP (uitzendportaal, wagenparkbeheer en klantportaal) de inzet van Ortec plannings- en roostersoftware (proactief plannen, medewerker in de regie en automatisch roosteren) en drie artikelen over project- en verandermanagement bij zo’n omvangrijke digitale transformatie.

Wilt u niets missen en alle artikelen in uw mailbox ontvangen, stuur dan een bericht naar: ruben.van.geffen@worldofwork.nl.