De beslissing is gevallen: je organisatie gaat over op een nieuw HR-systeem. Dat kan voor al je HR-activiteiten zijn of delen daarvan. Hoe pak je de implementatie aan? Lanceer je alles in één keer of kies je voor een gefaseerde implementatie van je HR-systeem? Dat hangt van veel factoren af, zegt Digital HR Consultant Yasmin van den Brink. En elke situatie is anders. Deze vier vragen bieden je houvast bij het kiezen van de juiste implementatiestrategie voor jouw nieuwe HR-systeem.
Bij het bepalen van je implementatiestrategie maakt het soort HR-systeem dat je in gebruik neemt een groot verschil. Zo vormt je salarisadministratie, met daaraan gekoppeld de financiële administratie, de kern van je HR-activiteiten. Om fouten in de salarisuitbetaling te voorkomen, is het cruciaal dat dit onderdeel in één keer goed staat. Bovendien heb je daarbij te maken met een belangrijke deadline: 1 januari. Wissel je van salarissoftware op een ander moment in het boekjaar, dan bestaat de kans op problemen bij het herberekenen van loonheffingen – met naheffingen of teruggave als gevolg. Bij de implementatie van HR-software voor bijvoorbeeld learning, talentmanagement of onboarding heb je meer flexibiliteit. Daarbij maakt het niet zo veel uit wanneer je precies live gaat.
Het ene HR-systeem kan invloed hebben op het andere. Zo is er een directe relatie tussen je salarisadministratie en je talentmanagement. Veranderingen in het ene systeem, bijvoorbeeld rond de beloning van een medewerker, moeten direct goed staan in het andere systeem. Hetzelfde geldt voor je learningsysteem, denk aan een medewerker die een opleidingscertificaat heeft behaald. Implementeer je tegelijkertijd een aantal nieuwe systemen? Dan zorg je ook direct met nieuwe koppelingen voor de integratie van de systemen, zodat de uitwisseling van gegevens meteen geregeld is. Ga je voor een gefaseerde aanpak, waarbij je nog een tijdje van een ‘oud’ systeem gebruikmaakt? Dan is het raadzaam om de systemen in de tussenliggende periode van tijdelijke koppelingen te voorzien. Al moet je daar misschien extra werk voor doen.
De implementatie van een nieuw HR-systeem kost tijd en de periode voor de livegang kan lang zijn. Vooral als je voor een big bang gaat en dus in één keer alle nieuwe functionaliteit voor al je gebruikersgroepen beschikbaar stelt. Hoe ga je je HR-processen inrichten? Wat moet er gebeuren om de systemen klaar te zetten? Welke instructies en training zijn er nodig? En welke nazorg, bijvoorbeeld in de vorm van een helpdesk? Als je HR-afdeling toch al onderbezet is of tobt met inefficiënte, tijdrovende processen, heb je waarschijnlijk geen ruimte om daar allemaal over na te denken of mee bezig te zijn. Breng daarom in kaart welke mensen je nodig hebt en beschikbaar zijn voor de implementatie van je HR-systeem en alles wat daarbij komt kijken. Naast medewerkers van je HR-afdeling zijn dat bijvoorbeeld ook leidinggevenden, die als ambassadeur naar de rest van de organisatie een belangrijke rol vervullen. Kom je handen tekort? Dan is het een overweging om tijdelijke krachten in te huren voor de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast kunnen externe HR-experts je ontlasten bij de implementatie van je HR-software en ervoor zorgen dat deze zo min mogelijk tijd in beslag neemt. Best practices van HR-implementaties bij vergelijkbare organisaties zijn daarbij een grote hulp. Voor het migreren van je HR-data is het bijvoorbeeld een idee om studenten in te huren.
Is je organisatie flexibel of meer rigide? Kunnen mensen makkelijk met digitale systemen uit de voeten of is er juist weerstand tegen? En verschuiven er veel taken die de HR-afdeling nu op zich heeft genomen naar leidinggevenden en medewerkers? Het zijn allemaal vragen die je je moet stellen bij het bepalen van de implementatiestrategie van je nieuwe HR-systeem. Het voordeel van gefaseerd implementeren is dat je mensen stap voor stap meeneemt en laat wennen aan veranderingen. Zijn de veranderingen groot en je medewerkers digitaal minder vaardig, dan kan dit de beste aanpak zijn. Nadeel van een gefaseerde aanpak is wel weer dat mensen moe kunnen worden van verandering na verandering. Of dat ze terugvallen in hun oude werkwijze, dat kan niet meer als je in één keer helemaal overstapt. Een big bang heeft mogelijk de voorkeur in een wendbare, grotendeels digitaal werkende organisatie. Dat kan ook het geval zijn als de situatie op dit moment echt onhoudbaar is. Je HR-processen kosten bijvoorbeeld veel te veel tijd door onnodige controles en een hoop handmatig werk en iedereen staat te springen om een nieuw systeem.
De moraal van dit verhaal? Er zijn meer wegen naar Rome bij de implementatie van je nieuwe HR-systeem. Om tot de juiste implementatiestrategie voor jouw organisatie te komen, is het belangrijk alle factoren die een rol spelen mee te wegen. Van het soort HR-functionaliteit tot belangrijke koppelingen, de beschikbaarheid van resources en alle culturele aspecten. Zo bepaal je welke strategie in jouw geval de beste is voor de implementatie van je HR-systeem.
We komen zo spoedig mogelijk terug op je bericht