HR-digitalisering: hoe bouw je een tech-savvy team?
Je organisatie wil de HR-processen digitaliseren. Dat vraagt een tech-savvy team: mensen die goed uit de voeten kunnen met technologie en dus met je nieuwe digitale HR-systemen. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? En is tech-savvy zijn wel zo spannend als het lijkt? Dat valt reuze mee, zegt Senior Digital HR Consultant Chantal Valkema van worldofwork™. We hebben tegenwoordig toch ook allemaal een mobiele telefoon? Het begint met de juiste randvoorwaarden scheppen.
Een tech-savvy team, dat klinkt best heftig. Werkt iedereen in je organisatie straks dagelijks met AI-tools zoals ChatGPT? Of moeten je medewerkers soms stuk voor stuk verkapt functioneel beheerders worden? Wees gerust, dat is echt niet de bedoeling. Tech-savvy wil vooral zeggen dat je mee bent met de tijd. Neem de mobiele telefoon, nog niet zo lang geleden riepen mensen massaal dat ze die niet nodig hadden. En kijk ons nu met z’n allen. Zo gaat het ook met de adoptie van digitale HR-tools in je organisatie. Hoe zorg je daarbij voor de ideale omstandigheden?
1. Bepaal je ambitie en strategie voor HR-digitalisering
Digitale technologie kan veel voor je HR-processen betekenen, maar dat wil niet zeggen dat je er ook iets mee moet. Voordat je stappen zet en een tech-savvy team bouwt, is het belangrijk eerst je ambities scherp te hebben. Wat wil je als organisatie bereiken met de digitalisering van je HR-processen? En hoe past dit in je strategie? Het kan ook een keuze zijn om te wachten met de toepassing van innovatieve technologieën tot ze wat langer op de markt zijn.
2. Zorg dat de top mee is met digitalisering
Initiatieven voor digitalisering beginnen meestal bij early adopters: mensen die geïnteresseerd zijn in technologie en de ontwikkelingen volgen. Dat kunnen ICT’ers zijn, maar ook eindgebruikers. Vervolgens moeten zij met hun ideeën de weg naar boven zien te vinden. Heb je een directie met kennis van digitale ontwikkelingen en een heldere strategie op dit gebied? Dan vinden dit soort aanjagers beter gehoor.
3. Ondersteun aanjagers van digitalisering
Diezelfde early adopters hebben de mogelijkheid nodig om zich te verdiepen in nieuwe technologische ontwikkelingen. Bijvoorbeeld door workshops of trainingen te volgen. Met de kennis die ze opdoen, kunnen ze helpen te bepalen hoe digitalisering je organisatie in staat stelt beter te werken. Dit helpt je ambitie en strategie voor je HR-digitalisering scherp te krijgen.
4. Maak gebruik van data in je bestaande HR-systemen
Wat ook helpt bij het bepalen van je doelen en plannen voor HR-digitalisering, is de gegevens in je bestaande HR-systemen te analyseren. Waar loopt je organisatie tegenaan en hoe kun je dat met digitalisering oplossen? Dit kan bijvoorbeeld over hoge verzuim- of verloopcijfers gaan. Maar je kunt ook denken aan een inefficiënt HR-proces: hoe kan het slimmer en sneller met digitalisering?
5. Neem medewerkers mee en luister naar ze
Veranderingen wekken vaak weerstand op, dat is heel normaal. Neem je medewerkers mee in de digitalisering van je HR-processen. Houd ze op de hoogte, train ze en neem zorgen bij ze weg. Een luisterend oor is heel belangrijk. Zorg dat ze met vragen terechtkunnen bij hun leidinggevende of een projectgroep. Stel een speciaal spreekuur in of zet een mailbox op.
Een tech-savvy team bouwen? Niet zo spannend als je denkt.
Het resultaat: een tech-savvy én digi-savvy team
Door aan al deze randvoorwaarden te voldoen, leg je de basis voor een tech-savvy organisatie. Of misschien beter gezegd: een tech-savvy en digi-savvy organisatie. Technologie gaat vooral over het hoe: de tools die je inzet. Terwijl digitalisering meer gaat over het wat: welke HR-activiteiten en -processen je aanpakt.
Projectteam met mensen uit de lijn
Het fundament dat je hebt gelegd, helpt je je HR-processen gericht en met succes te digitaliseren vanuit een projectteam. Dit kan in eerste instantie vooral een brainstormteam zijn, dat interessante ontwikkelingen rond HR-digitalisering in kaart brengt. Wat kun en wil je daarmee als organisatie? In het team zitten naast ICT’ers ook early adopters en natuurlijk HR-specialisten. Deelname van mensen uit de lijn is eveneens essentieel: juist de medewerkers van de vloer en hun leidinggevenden schatten de impact van een verandering goed in.
OR aanhaken bij projecten voor HR-digitalisering
Zijn er concrete plannen voor digitalisering van je HR-processen? Ook dan is het belangrijk dat alle genoemde rollen in het projectteam zijn vertegenwoordigd. Vergeet tot slot niet om de OR aan te haken als dat nodig is. Want leidt het project tot een andere manier van werken, dan kan advies of instemming van de OR vereist zijn. Bijvoorbeeld als je overgaat op een roostersysteem met inklokken.