HLTsamen: aanbesteding en selectie Learning Management System
De gemeentelijke organisatie HLTsamen heeft de ambitie om richting een lerende organisatie te werken. Eén van de doelstellingen daarbij was het opzetten van een Learning Management System. worldofwork™ ondersteunde HTLsamen bij de aanbesteding en selectie van de best passende oplossing voor digitalisatie van het volledige trainingsaanbod en alle leerprocessen.
Over HLTsamen
HLTsamen is in 2017 ontstaan uit een fusie tussen de ambtelijke organisaties van drie kleine gemeenten in de Bollenstreek: Hillegom, Lisse en Teylingen. Met zo’n 470 collega’s zetten zij zich in voor drie gemeentebesturen, drie gemeenteraden, tienduizenden inwoners, ondernemers, verenigingen, maatschappelijke organisaties en collega’s. De gemeenten hebben aparte besturen, maar de kantoorfuncties – met name HR en ICT - werken heel nauw samen.
De uitdaging: naar een lerende organisatie met een LMS
Eén van de speerpunten in de visie van HLTsamen is om richting een lerende organisatie te werken. Medewerkers nadrukkelijk uit te nodigen om meer te leren. En een uniforme werkwijze voor alle drie de gemeenten te creëren. Om dit mogelijk te maken, moest binnen de organisatie een structuurwijziging worden doorgevoerd. HLTsamen had behoefte aan een Learning Management Systeem (LMS) om het volledige trainingsaanbod in op te nemen, voor elk team de relevante leerlijnen en opleidingen te ontsluiten, en teammanagers en HR inzicht te geven in de actuele kennis binnen het team. Tot dan toe werden deze gegevens versnipperd bijgehouden in Excel, waardoor een volledig overzicht van de aanwezige kennis binnen de organisatie ontbrak.
De oplossing: ondersteuning bij de aanbesteding door worldofwork™
Iedere overheidsorganisatie is verplicht om investeringen boven een bepaald bedrag aan te besteden. Het gaat dan om een openbare of onderhandse aanbesteding, nationaal of Europees. Daarbij moet onder meer de inkoopstrategie worden bepaald. Vanwege haar marktkennis en ervaring met overheidsaanbestedingen werd worldofworkTM gevraagd HLTsamen te ondersteunen bij de aanbesteding en selectie van het LMS. worldofworkTM beschikt over een actueel overzicht van bekende en gangbare LMS’en in de markt en een checklist om te bepalen welke oplossing het beste aansluit bij de organisatie. Dat maakt het selecteren van de juiste partijen sneller en makkelijker.
Bij LMS’en zit het verschil hem in de inrichting, want elk systeem heeft zijn eigen mogelijkheden. Voor HLTsamen waren enkele specifieke rapportages belangrijk, evenals de mogelijkheid om de organisatiestructuur goed in te richten inclusief de juiste autorisaties en het afschermen van bepaalde gegevens. Daarbij had HLTsamen ook de wensen om leerpaden toe te passen en de huisstijl te integreren in het systeem.
“Door onze aanbestedingskennis en marktkennis kunnen wij overheidsorganisaties veel toegevoegde waarde bieden. Wij zetten de selectie zo open en flexibel mogelijk in. Dit helpt om betrokkenheid en draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie te krijgen én houden. En dat is essentieel voor een succesvolle selectie.”
De werkwijze
Inrichting projectorganisatie
Als eerste werd de projectorganisatie opgetuigd en bepaald welke kennis nodig was in de projectgroep (vanuit IT, HR en de managers die het systeem zouden gaan trekken). De ambitie van HLTsamen werd geformuleerd, waarna elk deelonderwerp werd vertaald in de feitelijke eisen en wensen voor de aanbesteding. De inkoop zelf vond plaats bij de inkooporganisatie waarmee HLTsamen, evenals vele andere gemeenten, samenwerkt.
Desk research, demo’s en user experience
Bij aanbestedingen wordt vooraf bepaald welke onderdelen het belangrijkst zijn voor de organisatie, deze krijgen de zwaarste weging. Dit wordt van tevoren aangekondigd bij de deelnemende partijen en na de demo’s wordt de score ‘ingevuld en opgeteld’. Hierbij speelt niet alleen het systeem zelf een rol, maar ook randvoorwaarden zoals een degelijk implementatieplan en de juiste support.
“Voor de aanbesteding werden ook enkele partijen uitgenodigd waarvan worldofwork™ wist dat ze goed aansloten bij onze wensen; die hadden we anders mooi gemist.”
Aangezien het hier om een onderhandse aanbesteding ging, was het mogelijk om een desk research uit te voeren. Hieruit kwamen enkele partijen naar voren die goed aansloten bij de eisen en wensen van de organisatie en de ambities voor nu en in de toekomst. Daarbij keek de projectgroep onder andere naar de kosten, de doorlooptijd, de ervaring met overheidsinstellingen (m.n. gemeentes), wat elke partij aan functionaliteit en support biedt, en of een koppeling met het HR-systeem van HLTsamen mogelijk was. De top drie werd uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding. Twee partijen gaven uiteindelijk een demo. Ook een user experience maakte deel uit van het selectietraject. Hierbij beoordelen medewerkers aan de hand van een klein draaiboek zelf hoe gebruiksvriendelijk elk systeem is.
Het resultaat
Uiteindelijk koos HLTsamen voor Studytube. Het implementatieplan gaf hierbij de doorslag, omdat er duidelijk veel tijd en energie ingestoken was en heel veel service bood. Dat gaf HLTsamen een goed gevoel over wat ze konden verwachten.
“Door de korte lijntjes en het informele contact verliep de samenwerking met worldofwork™ erg prettig. Heel fijn dat worldofwork™ niet alleen adviseerde maar ook meehielp met het werk, zeker daar waar wij mensen tekort kwamen.”
Het vervolg
Ook bij de implementatie heeft worldofwork™ HLTsamen ondersteund. Hoe dat in zijn werk ging, lees je in onze volgende blog.
Over worldofwork™
Werk beter laten werken. Dat is de missie van worldofwork™: het bedenken, ontwerpen en bouwen van een wereld van werk die medewerkers, managers en teams het beste biedt. Door de meest intuïtieve employee journeys en de best mogelijke HR-platforms voor klanten te ontwerpen en te leveren.
- Fit for purpose: wij werken onafhankelijk en maken objectieve afwegingen bij elke selectie op basis van de doelstellingen en ambities van de opdrachtgever.
- Onze bewezen selectiemethodiek helpt om sneller en makkelijker de best passende oplossing te selecteren.
- Wij hebben veel ervaring met (overheids)aanbestedingen, onder meer bij gemeenten.
- Door onze inhoudelijke expertise op het gebied van Learning Management kunnen wij organisaties uitstekend ondersteunen, zowel bij de aanbesteding en selectie als bij de implementatie.
Over worldofwork™
Werk beter laten werken. Dat is de missie van worldofwork™: het bedenken, ontwerpen en bouwen van een wereld van werk die medewerkers, managers en teams het beste biedt. Door de meest intuïtieve employee journeys en de best mogelijke HR-platforms voor klanten te ontwerpen en te leveren.