Drie manieren om fouten te voorkomen bij het selecteren van een ATS of recruitmentsysteem

Ga voor een ATS dat bij jouw organisatie past: kijk niet naar de rest 

Een bekende organisatie is succesvol in het rekruteren van nieuwe medewerkers. Toevallig weet je van welk recruitmentsysteem het gebruikmaakt. De verleiding is groot om het voorbeeld te volgen en dezelfde keuze te maken. Want wat zij kunnen, kunnen jullie ook. Als jullie maar de juiste tools hebben. 

Verschillende recruitmentprocessen en ambities

Precies in dat laatste zit de misvatting: wat goed werkt voor de organisatie in kwestie, hoeft niet goed te werken voor jullie. Jouw organisatie heeft bijvoorbeeld honderden medewerkers, terwijl dit systeem voor duizenden medewerkers geschikt is. De processen in jouw organisatie lopen bovendien anders. Zo gebeurt de selectie bij jullie vooral door leidinggevenden en is er geen compleet team van recruiters dat ze daarbij helpt. Ook worden jullie internationale ambities niet door het recruitmentsysteem in kwestie ondersteund.

Goede processen of de juiste techniek?

Zo zijn er nog veel meer dingen te bedenken waarom dit ATS niet de beste optie is voor jullie. Bovendien is het de vraag of het recruitmentsucces van die andere organisatie wel te danken is aan het recruitmentsysteem dat ze gebruiken. Het kan ook door hun sterke employer branding komen, dat weet je niet. 

De moraal van dit verhaal? Elke organisatie is anders en dat geldt ook voor haar recruitment. Ga dus voor een ATS dat aansluit op jouw authentieke organisatie en volg niet blind wat de rest van de markt doet.

Vergeet het waarom niet: denk na over wat en wie je met een ATS wilt bereiken        

Een recruitmentsysteem schaf je niet zomaar aan, daar is een reden voor. Je bent bijvoorbeeld aan het groeien en je wilt een volgende stap maken door je recruitmentproces te digitaliseren. De markt is heel krap en je organisatie raakt kandidaten kwijt omdat jullie recruitmentproces te traag is. Het moet sneller en liefst ook efficiënter. Of je wilt je HR-mensen en leidinggevenden administratief ontlasten. Ze hebben al genoeg te doen en dus wil je het ze makkelijk maken bij het werven en selecteren van nieuwe medewerkers. 

Een ATS als onderdeel van een suite of best-of-breed?

Overal al dit soort zaken moet je nadenken voordat je een recruitmentsysteem koopt. Wat gaat er nu goed in je recruitment? En waar is er behoefte aan verbetering? Het kan zijn dat je helemaal geen ATS met alle mogelijke toeters en bellen nodig hebt, maar dat je al enorm bent geholpen met een basispakket. Heb je bijvoorbeeld maar tien vacatures per jaar en zet je geen flexibel personeel in? Dan heb je waarschijnlijk genoeg aan een recruitmentsysteem dat kandidaten in staat stelt om online te solliciteren en dat hun gegevens automatisch op de juiste manier voor je opslaat. Werk je in de retail of heel seizoensgebonden en wil je sollicitanten flexibel kunnen doorverwijzen naar andere werklocaties? Dan is dát iets om rekening mee te houden bij de keuze van je ATS. 

Wat willen je kandidaten?

Natuurlijk is het belangrijk op welke doelgroepen je je richt. Wie gaan je ATS gebruiken? Jongere generaties willen bijvoorbeeld mobiel kunnen solliciteren. Hoe digitaler, hoe beter. Heb je te maken met kandidaten die minder digitaal vaardig zijn en niet veel achter de computer zitten? Dan wil je een sollicitatie zo eenvoudig mogelijk maken. Voor deze groep kan het bijvoorbeeld handig zijn als ze simpelweg door het scannen van een QR-code hun gegevens kunnen achterlaten. 

Wat wil het interne recruitmentteam?

Ook intern verschillen de behoeften en digitale vaardigheden van je gebruikersgroepen. Onderzoek goed met welke doelgroepen je allemaal te maken hebt en hoe je ze het beste helpt met je recruitmentsysteem. Een leidinggevende die altijd op kantoor is, heeft voldoende aan een dashboard om te zien welke kandidaten er moeten worden beoordeeld. Bij een leidinggevende die vaak onderweg is, is het dan weer handig om direct afspraken met kandidaten in de agenda vast te leggen via bijvoorbeeld een Outlook-koppeling.

Teken je recruitmentprocessen uit voor je een ATS kiest

Stel, je wilt online platforms gebruiken voor je recruitmentcampagnes en de resultaten daarvan automatisch verwerken in je ATS. Met welke platforms wil je kunnen koppelen? En hoe gaan de data terug naar de mensen die ermee moeten werken? Daar moet je vooraf over nadenken.

Is je ATS werkbaar en simpel genoeg?

Het laatste wat je wilt, is dat je leidinggevenden of HR-mensen zelf lijstjes gaan bijhouden omdat je recruitmentsysteem niet samenwerkt met de platforms die jij voor ogen hebt. En gaat het verwerken van sollicitatiegegevens wel automatisch, dan wil je dat ze er in zo min mogelijk kliks de geschikte kandidaten uithalen. Niet dat ze overspoeld worden met reacties en door de bomen het bos niet meer zien.    

Specifieke processen digitaliseren

Een ander voorbeeld: je werkt met selectiecommissies. Dan wil je de leden in staat stellen het selectieproces real-time te volgen, met elkaar te communiceren en eenvoudig hun beoordeling van kandidaten vast te leggen. En verschillen de commissies per vacature, dan wil je na afloop van het proces bepaalde gegevens weer voor ze afschermen. 

Wat zit er achter elke processtap?

Breng in kaart hoe al je recruitmentprocessen lopen, wat er achter elke processtap zit en hoe je ze wilt optimaliseren. Nu én in de toekomst. Neem daarbij ook je rapportages mee. Wie moet toegang tot welke informatie hebben? Hoe presenteer je die informatie? En op welke kpi’s wil je je organisatie kunnen sturen? Zo kies je straks voor een ATS dat optimaal aansluit op de manier van werken en plannen van jouw organisatie.

Hou rekening met de AVG of GDPR 

Een aandachtspunt bij het uitstippelen van je recruitmentprocessen is de AVG of haar internationale tegenhanger de GDPR. Als veel mensen in je organisatie kandidaten beoordelen, zorg er dan voor dat ze alleen de gegevens zien die ze mogen zien. Je ATS moet daarvoor met verschillende rollen werken, waarbij je per rol de toegang tot informatie over sollicitanten bepaalt.

Plan de inrichting van je ATS

Als uitsmijter: maak na het kiezen van je ATS een goede planning voor het inrichten van je recruitmentprocessen. Hoe doe je dat stapsgewijs en neem je iedereen in je organisatie mee in de digitaliseringsslag? Ook daar moet je van tevoren goed over nadenken.