Waarom je verzuimmanagement niet werkt en wat je eraan kan doen

Doelgericht vs. procesgericht

De ‘Human-First’ benadering is simpelweg gebaseerd op de gedachte dat zorg voor mensen geen doel is, maar een proces. Het verschil hiertussen aan de hand van een eenvoudig voorbeeld:

Stel je voor dat je besluit om naar de sportschool te gaan met als doel om binnen drie maanden tien kilo af te vallen. Dit doelgerichte denken kan effectief zijn om je te motiveren op korte termijn, maar het heeft ook beperkingen. Zodra je die tien kilo kwijt bent, kan je motivatie afnemen omdat je doel bereikt is. Wat gebeurt er dan? Vaak zien mensen dat ze terugvallen in oude gewoontes omdat de drijfveer – het bereiken van het gewichtsverlies – weg is.

Aan de andere kant, als je naar de sportschool gaat met het idee om een gezondere levensstijl aan te nemen – een procesgerichte aanpak – dan kijk je verder dan alleen het verliezen van gewicht. Je doel wordt dan om regelmatig te blijven bewegen, je conditie te verbeteren, en gezonder te eten. Dit is niet slechts een eenmalig doel, maar een voortdurend proces waarbij je je levensstijl duurzaam verbetert.

Bij een procesgerichte benadering blijf je gemotiveerd, ook nadat je initieel succes hebt behaald, omdat je doel niet het bereiken van een specifieke mijlpaal is, maar het voortdurend verbeteren van je gezondheid. Het proces houdt nooit op; het blijft evolueren en zich aanpassen, waardoor je voortdurend gestimuleerd wordt om actief en gezond te blijven.

Verzuimmanagement aanpakken

Voor verzuimmanagement gaat hetzelfde principe op: je kunt het om (voornamelijk) twee redenen doen: om structureel te zorgen voor het welzijn van je werknemers, of omdat het slechts een kostenpost/risico is die geminimaliseerd moet worden.

De meeste bedrijven zien verzuimmanagement enkel als een compliance-kwestie waarop slechts financieel gestuurd wordt. Vergeten wordt dat dit over mensen gaat. Veel werkgevers zijn naar buiten toe breedsprakig over welzijn, vitaliteit en ontwikkelingsmogelijkheden voor hun medewerkers, maar goed beschouwd is de werkelijkheid vaak anders.

Werknemers willen voelen dat het bedrijf oprecht betrokken is en in hen investeert. De huidige cijfers laten echter zien dat dat lang niet overal zo ervaren wordt. Uit een groot betrokkenheidsonderzoek van Gallup uit 2023 blijkt dat 33% van de werknemers aangeeft oprecht betrokken te zijn bij de organisatie waarvoor ze werken. Dit percentage is nauwelijks veranderd sinds 2001 (toen was het 31%). Hetzelfde rapport laat zien dat organisaties die uitvoerig investeren en sturen op ‘employee engagement’ het gemeten betrokkenheidspercentage zagen stijgen van 52% in 2006 naar 72% in 2023. Het voeren van een strategie en beleid gericht op medewerkersbetrokkenheid werkt als dit goed wordt uitgevoerd.

Wanneer bedrijven oprecht zorg dragen voor hun werknemers (het proces), zullen medewerkers dit beantwoorden met productiviteit en een verbeterde financiële resultaten (het doel).

Het is dus tijd om ons denken over verzuimmanagement te veranderen en te focussen op het menselijke aspect ervan. Organisaties moeten zichtzelf de vraag stellen hoe ze het beste voor hun werknemers kunnen zorgen en wat hun mensen echt nodig hebben? Want als je zorgt voor je werknemers, ‘zorgt het resultaat voor zichzelf’.

‘Human-First’ verzuimmanagementstrategie

Al het bovenstaande klinkt prachtig, maar heeft geen enkele betekenis als managementteams geen concrete strategie voor mensgericht personeelsbeleid formuleren en uitvoeren. Werknemers kijken altijd naar wat je daadwerkelijk laat zien in plaats van naar wat je zegt dat je zult doen. Dus al die strategieën die er op papier geweldig uitzien betekenen niets als mensen het gevoel hebben dat alles alleen wordt gedaan vanwege zuiver economische motieven.

Mensen verzetten zich actief tegen alles wat voor hen ‘nep’ aanvoelt, vooral als het gaat om hun welzijn en betrokkenheid. In het geval van verzuimmanagement betekent een mensgerichte aanpak in de kern oprechte betrokkenheid laten zien bij wat er met je mensen gebeurt als ze door ziekte afwezig zijn.

Echte en oprechte interesse tonen in mensen

Wanneer je werknemers ziek zijn, willen ze de het gevoel krijgen dat je als werkgever echt om hun welzijn geeft, en niet alleen om je eigen financiële resultaten waarbij er enkel gestuurd wordt op het zo kort mogelijk houden van de verzuimduur. Dit vraagt om empathie en erkenning van de persoonlijke omstandigheden van je werknemers.

Focus op preventie

Het enkel managen van verzuimcases wanneer ze zich voordoen zonder enige vorm van preventie werkt niet. Het is altijd beter om de kernoorzaak van een probleem te begrijpen en deze op te lossen, zodat de situatie zich in de toekomst niet herhaalt. Waar het gaat om welzijn en verzuim, begin dus bij het begin.

Een eerste reactie maakt het grootste verschil

Als een werknemer zich ziek meldt, volg dan snel op en bied je steun aan bij hun herstel in de eerste dagen. Dat maakt een wereld van verschil in het vervolg.

Volgens de genoemde studie Gallup zal, als werknemers zich oprecht betrokken voelen vanwege een ‘human-first’ benadering, dit niet alleen leiden tot hogere productiviteitsniveaus (14%), maar ook tot aanzienlijk minder verzuim. In plaats van het huidige verzuim van 5% (gemiddeld zijn werknemers 5 van de 100 werkdagen afwezig) in Nederland, zullen aanzienlijk lagere verzuimpercentages worden bereikt, wat vanzelfsprekend resulteert in hogere productiviteit en minder kosten.

‘Human-first’ verzuimmanagement in de praktijk.

Nu je de juiste mindset en strategie hebt en verzuimmanagement dat wel werkt wilt gaan inrichten, is het tijd om concrete processen te implementeren die helpen om dit in de praktijk te brengen.

Er zijn vier concrete zaken die je nodig hebt om verzuim binnen jullie organisatie actief en duurzaam te verminderen:

1.      Een helder beleid op verzuim.

Een helder verzuimbeleid is duidelijk omschreven, gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk voor alle medewerkers. Het beschrijft de procedures en verwachtingen omtrent afwezigheid, biedt richtlijnen voor zowel werknemers als leidinggevenden en ondersteunt een eerlijke en consistente toepassing binnen de organisatie.

2.      Eenvoudige processen voor verzuim

Eenduidige verzuimmanagementprocessen zijn helder geformuleerd en beknopt, met stapsgewijze instructies die gemakkelijk te begrijpen zijn voor zowel werknemers als managers. Ze beschrijven duidelijke regels voor het melden van afwezigheid en snelle reactie protocollen voor ondersteuning richting medewerkers.

3.      Een re-integratieplan

Sommige werknemers zullen langduriger afwezig zijn door ziekte en daarom heb je een re-integratieplan nodig om hen op de juiste wijze weer naar de werkomgeving terug te laten komen.

4.      Een slim verzuimmanagementsysteem

Dit systeem moet niet alleen helpen bij het automatiseren van routinematige administratieve taken voor betrokkenen, maar ook makkelijk toegang voor medewerkers bieden en functionaliteit bieden voor verzuimpreventie. Daarnaast moet het systeem inzichten bieden en een beter begrip van verzuimgevallen verschaffen door datavisualisatie en rapportagemogelijkheden.

Als je het bovenstaande realiseert kun je een aanzienlijke kostenvermindering in verzuim verwachten. En dat is dan niet een doel op zichzelf, maar het gevolg van oprecht zorgdragen voor je werknemers.

Het is tijd om mensgericht verzuimmanagement op de agenda van 2024 te zetten.

Als je als organisatie oprecht gericht bent op het welzijn (en herstel in geval van ziekte) van je werknemers, zal de organisatie daar de vruchten van plukken. Dit doe je in de kern door het creëren van een positieve en ondersteunende werkomgeving, waarin werknemers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen. Deze ‘human-first’ benadering leidt niet alleen tot een hogere werknemerstevredenheid en -betrokkenheid, maar zorgt ook voor een aanzienlijk lager ziekteverzuim en een hogere productiviteit. Hiermee bouw je aan een veerkrachtige organisatie die klaar is voor de toekomst.