Alpe d’HuZes: sterke benen op de berg, strak rooster erachter

Meer dan 1.500 taken en 1.000 vrijwilligers plannen

Alpe d'HuZes haalt geld op voor kankeronderzoek en de verbetering van de kwaliteit van leven van mensen met kanker. In 2026 vindt het evenement voor de 20e keer plaats. Sinds 2006 is al ruim 245 miljoen euro bij elkaar gebracht. Maar het evenement draait om meer dan sportieve prestaties en donaties: om verhalen, verbinding en mensen die onmacht omzetten in kracht.

Achter de schermen wordt het maandenlang voorbereid. Zo'n 350 vaste vrijwilligers werken het hele jaar door aan de organisatie. Rond de koersweek komen daar ruim 1.000 extra mensen bij voor allerlei taken: van broodjes smeren en aardbeien kronen tot vlaggen in de bochten, foerage verzorgen en maaltijden uitserveren.

Het team vrijwilligerscoördinatie van Alpe d’HuZes begint al vroeg met plannen. In januari vragen zij bij de verschillende teams uit welke hulp er nodig is. In april gaat het rooster open en kunnen vrijwilligers zelf kiezen waarmee ze wanneer willen helpen.

“Tijdens de koersweek, van zaterdag tot en met vrijdag, moeten we zo’n 1.500 taken vullen”, zegt Willem van Leeuwen, teamlid vrijwilligerscoördinatie.

En dan hebben we het nog niet over de 35 vrachtwagens die richting Frankrijk gaan met onder meer tenten, ovens en aggregaten. Achter het event zit dus een flinke logistieke operatie. Precies die schaal maakte de keuze voor een passend roosterpakket belangrijk, en daarmee ook de extra blik van worldofwork™ op selectie, planning en implementatie.

Duidelijk roosterpakket voor álle vrijwilligers

Het lastige van het roosteren zit niet alleen in ruim 1.500 taken die samenkomen in één week Alpe d’HuZes. Het werk is bovendien verspreid over meerdere locaties en de vrijwilligers zijn vaak onbekend met het evenement.

“Een groot deel van de vrijwilligers is zelfs nog nooit in Frankrijk geweest”, zegt Willem. “Ze kennen de locatie niet en de werkzaamheden niet. Het moet voor iedereen heel duidelijk zijn wat ze moeten doen, waar ze zich moeten melden en bij wie.”

Met die uitgangspunten ging Alpe d'HuZes op zoek naar een nieuw roosterpakket: overzichtelijk voor het team vrijwilligerscoördinatie én makkelijk te gebruiken voor vrijwilligers. Gina Honders, teamleider vrijwilligerscoördinatie, Willem en hun team stelden zelf een eisenpakket op en bekeken vier oplossingen. Na een eerste selectie bleven twee pakketten over.

Op dat moment haakte worldofwork™ als sponsor aan. Digital HR consultants Tali Droog en Deen Ertman keken mee vanuit hun ervaring met softwareselectie, implementatie en workforce management.

Meekijken met selectie roosterpakket, veiligheid en planning

Alpe d'HuZes had zelf al veel uitgezocht en bleef ook zelf aan het stuur. De rol van worldofwork™ zat vooral in het toetsen van de keuze, het stellen van extra vragen en het bewaken van de planning richting livegang, met 1 april als deadline.

Willem: “Wij weten als vrijwilligers goed wat we nodig hebben, maar niet hoe de inrichting van zo'n pakket en zo'n traject verloopt. Dan is het fijn als er mensen zijn met ervaring in het selecteren en implementeren van roostersoftware.”

Die ervaring zat bijvoorbeeld in vragen over veiligheid, AVG, dataopslag, certificering en haalbaarheid. Gina: “Wij hadden ons eisenpakket en wisten wat we wilden. Deen en Tali hebben goed gekeken naar de randvoorwaarden daaromheen en met ons meegedacht.”

Een belangrijke tip was om niet enkel op de leverancier af te gaan. “Als je met een leverancier spreekt, is het allemaal hosanna”, zegt Willem. “Deen en Tali zeiden: zorg dat je ook een gebruiker spreekt: waar loopt die tegenaan? Daar had ik zelf niet aan gedacht.”

Dat hielp bij de definitieve keuze voor Inzetrooster, een roosterprogramma voor vrijwilligersorganisaties. Vooral de mogelijkheden van het pakket en de gebruiksvriendelijkheid voor vrijwilligers gaven de doorslag. Ook de positieve antwoorden op vragen over beveiliging, certificering en AVG speelden mee.

Voor Willem viel daarmee alles op zijn plek: “Toen had ik voor mezelf de bevestiging: we hebben het juiste pakket gekozen.”

Roosterpakket testen voor livegang

Daarna begon de inrichting. Het team van Alpe d'HuZes vulde het systeem zelf met taken en informatie. In de voorbereiding op de livegang keek worldofwork™ opnieuw mee: werkte alles zoals bedoeld en was het duidelijk genoeg voor de mensen die ermee moesten werken?

Deen en Tali adviseerden om behalve naar de technische inrichting ook naar de gebruikerservaring te kijken. Kan iemand zich makkelijk inschrijven? Zijn de taken duidelijk? Is de informatie logisch?

“Zij kwamen met de tip om het systeem eerst door een aantal van onze vrijwilligers te laten testen”, vertelt Willem. “Een brede testgroep van jongere en ouderere mensen, die Alpe d'HuZes goed kennen.” Acht vrijwilligers liepen het systeem door en schreven zich alvast in voor verschillende taken. Dat bleek moeiteloos te gaan.

Ook maakte worldofwork™ een praktische handleiding, voor het geval vrijwilligers hulp nodig hadden bij het aanmelden. Die hoefde uiteindelijk nauwelijks gebruikt te worden, maar lag wel klaar.

Meedenken op de juiste momenten

Wat Gina en Willem erg waardeerden, was de manier van samenwerken. “Het contact met Deen en Tali was laagdrempelig en vriendelijk”, zegt Willem. “Ze stonden open voor onze mening en ideeën en zijn daarmee aan de slag gegaan.”

Gina vat het kort samen: “Het was niet te hoog over, maar praktisch meedenken.”

Voor Alpe d'HuZes zat de waarde in de combinatie: zelf de regie houden, maar wel kunnen terugvallen op mensen met ervaring in HR-softwareselectie, -implementatie en -planning. Voor worldofwork™ was het een mooie manier om zijn kennis in te zetten voor een organisatie met een bijzonder doel.

Of zoals Gina het gedachtegoed van Alpe d'HuZes omschrijft: “Je helpt elkaar en je weet elkaar te vinden.”