Yellow Hive: van tientallen administraties naar één HR-basis met Personio

Over Yellow Hive

Yellow Hive is een dynamische, vooral door overnames snelgroeiende groep van financiële dienstverleners die particulieren, ondernemers en bedrijven ondersteunt bij het realiseren van een financieel zorgeloze toekomst. Met ruim 1.250 collega’s werkt de organisatie via ruim 40 merken aan oplossingen voor verzekeringen, hypotheken, pensioenen en financieel advies.

De uitdaging

De HR-administratie van Yellow Hive werkte jarenlang met Nmbrs. Dat systeem werd gebruikt voor zowel de HR-administratie als de salarisverwerking. Voor payroll werkte dit goed. Maar bij bredere HR-processen liep Yellow Hive steeds vaker tegen grenzen aan.

“Nmbrs is een goed pakket”, zegt Rens Schouenberg, manager HR Services bij Yellow Hive. “We gebruiken het dan ook nog steeds, maar nu puur voor de salarisverwerking. Daar is het sterk in.”

Tientallen bedrijven, tientallen administraties

De grootste uitdaging zat in de manier waarop Yellow Hive groeit. Veel overgenomen bedrijven blijven onder hun eigen naam werken, maar het komt ook voor dat een bedrijf wordt geïntegreerd in een bestaande organisatie binnen de groep. Daardoor heeft HR Services te maken met verschillende bv’s, administraties en arbeidsvoorwaarden. Omdat elke bv als een aparte administratie in Nmbrs stond, was het lastig om over alle bedrijven heen inzicht te krijgen.

“Als we bijvoorbeeld het ziekteverzuimpercentage wilden berekenen, moesten we veertig exports doen en die combineren tot één verzuimcijfer voor de hele groep. Rapportages opleveren was echt een hel.”

Die versnippering speelde ook bij andere rapportagevragen, bijvoorbeeld rond CSRD en leaseauto’s. De basisinformatie was niet overal op dezelfde manier vastgelegd. “Bij het ene bedrijf, dat we overnemen, is alles supergoed op orde”, vertelt Rens. “Bij het andere is dat minder het geval. Maar uiteindelijk moeten wij wel die rapportages verzorgen.”

Groei vraagt om minder handwerk

Ook in de dagelijkse HR-processen zat veel handwerk. Bevestigingsbrieven voor een functiewijziging, urenwijziging of salarisaanpassing werden bijvoorbeeld nog handmatig gemaakt. En kwam een medewerker met een vraag, dan had het HR-team eerst allerlei voorinformatie nodig: bij welk bedrijf werkt iemand, onder welke administratie valt diegene en waar staan de juiste gegevens?

Voor Yellow Hive was het duidelijk: de HR-administratie was aan verandering toe. Rens: “We moesten efficiënter gaan werken om te kunnen blijven groeien, zonder het HR-team steeds verder uit te breiden.”

De oplossing

Eerst scherp krijgen wat HR nodig heeft

De nieuwe HR-oplossing moest passen bij de werkelijkheid van Yellow Hive: meerdere bedrijven, verschillende arbeidsvoorwaarden en verdere uitbreiding, ook buiten Nederland. Tegelijk moest het systeem werkbaar blijven voor HR Services, managers en medewerkers.

worldofwork™ hielp Yellow Hive om die behoefte scherp te krijgen. In workshops met onder meer HR, HR-businesspartners en direct betrokken stakeholders werd in kaart gebracht waar de organisatie vastliep, welke processen te veel tijd kostten en wat nodig was om HR beter en efficiënter te ondersteunen.

Daarna begeleidde worldofwork™ het selectietraject. Op basis van de eisen van Yellow Hive viel een groot deel van de mogelijke HR-systemen al snel af. Belangrijk was de koppeling met Nmbrs, omdat Yellow Hive de salarisverwerking daar wilde houden. Ook internationale toepasbaarheid speelde mee.

Personio als HR-schil rond Nmbrs

Uiteindelijk koos Yellow Hive voor Personio als centrale HR-schil rondom Nmbrs. Personio is de plek waar HR-data, mutaties, processen en documenten samenkomen. Nmbrs blijft in gebruik voor de salarisverwerking. “We leggen alle HR-gegevens in Personio vast en pushen die elke dag automatisch naar Nmbrs. Dat gebeurt op een gestandaardiseerde manier, waardoor wij er nauwelijk meer werk aan hebben”, zegt Rens.

De werkwijze

Per bedrijf maatwerk, binnen één gezamenlijke aanpak

Na de keuze voor Personio hielp worldofwork™ met het vertalen van de beslissing naar een concreet implementatieplan. Dat was geen standaardproject. HR Services ondersteunt de bedrijven binnen de groep centraal, maar heeft te maken met tientallen organisaties, verschillende arbeidsvoorwaarden en uiteenlopende startsituaties. Het plan moest ruimte bieden voor al die verschillen, zonder de samenhang te verliezen. Rens: “Het voelde als veertig plannetjes in één: één gezamenlijke aanpak, met per bedrijf de juiste keuzes voor data, inrichting, arbeidsvoorwaarden, roosters, documenten en overgangsmoment.”

Gefaseerd live, stap voor stap schoner

De implementatie werd opgeknipt in zes waves (één per maand). In de maanden voorafgaand aan de waves werd de basis voorbereid. Daarna ging vanaf januari 2026 elke maand een groep bedrijven over naar Personio. Yellow Hive begon bewust met een kleinere bv waar de administratie al goed op orde was. Zo kon het projectteam ervaring opdoen voordat complexere onderdelen aan de beurt waren.

Een belangrijk onderdeel van het project was het opschonen van de bestaande situatie. Door eerdere overnames stonden medewerkers niet altijd administratief op de plek waar ze in de praktijk werkten. De implementatie bood de kans om dat beter te organiseren. Waar nodig kregen medewerkers een contract bij de bv waar ze daadwerkelijk werkzaam zijn.

Ook inhoudelijk was er veel uitzoekwerk: arbeidsvoorwaarden, regelingen, documenten en roosters. Alleen al uit de bestaande Nmbrs-administraties kwamen 235 unieke roosters naar voren. Die moesten allemaal worden beoordeeld en ingericht.

Kiezen wat nu moet en wat later kan

worldofwork™ ondersteunde Yellow Hive bij de projectaanpak, de inrichting en de verbinding tussen Personio en Nmbrs. Daarbij ging het niet alleen om techniek, maar ook om keuzes maken: wat moet nu goed staan en wat kan later? Die fasering hield de planning haalbaar en zorgde dat de basis goed stond.

De migratie werd zoveel mogelijk gestandaardiseerd. Omdat Yellow Hive niet alleen Personio inrichtte, maar ook naar een nieuwe Nmbrs-omgeving ging, was het project extra ingewikkeld. worldofwork™ hielp om de gegevens uit de oude Nmbrs-omgeving te halen, naar Personio te migreren en het werken met Excelbestanden en conversietabellen waar mogelijk te beperken.

Het resultaat

Eén systeem voor HR-data en payrollmutaties

Met Personio heeft Yellow Hive nu een centrale HR-basis. “Medewerkersgegevens zijn niet meer verspreid over losse administraties. We hebben nu alle data bij elkaar staan in één systeem, dat geeft direct overzicht”, stelt Rens.

Voor de HR-administratie is de verwerking richting payroll veranderd. Mutaties hoeven niet meer via losse mails, exports of rapporten te worden verzameld. “We hebben een enorm versimpelde loonrun. Alle mutaties gebeuren direct in het systeem en gaan automatisch door naar Nmbrs, in plaats van dat je ze verzamelt via de mail of honderd andere kanalen.”

Rapportages zonder veertig exports

Ook rapportages zijn eenvoudiger. HR Services kan nu informatie over alle bedrijven vanuit één systeem ophalen. “Zo is rapportages draaien echt peanuts. We kunnen in één keer over de hele groep alle informatie exporteren die we hebben opgeslagen in het systeem.”

Meer zelfservice, minder losse lijntjes

Nog een groot voordeel is dat managers beter toegang hebben tot medewerkersgegevens. “Ze kunnen de gegevens makkelijker inzien en direct wijzigingen insturen”, zegt Rens. Ook voor medewerkers is het systeem toegankelijker. “Het ziet er veel aantrekkelijker uit en is intuïtiever. Zowel managers als medewerkers hebben een veel fijnere gebruikerservaring. En dat geldt natuurlijk ook voor de HR-administratie, want die werkt de hele dag in het systeem.”

Wijzigingen komen direct bij HR Services terecht. Het team controleert de juiste documenten en stuurt die uit. Arbeidsovereenkomsten en bevestigingsbrieven worden digitaal ondertekend en daarna automatisch opgeslagen in het personeelsdossier. Dat vervangt het oude proces van printen, ondertekenen, scannen, terugsturen en handmatig archiveren.

Voor HR Services maakt dat het dagelijkse werk overzichtelijker. Niet omdat het werk verdwijnt, maar omdat informatie, mutaties en documenten op een logischere plek samenkomen. Het team is minder tijd kwijt aan zoeken, losse lijntjes samenbrengen en achteraf herstellen. Daardoor ontstaat meer ruimte om de HR-dienstverlening verder te verbeteren.

Het vervolg

Met Personio heeft Yellow Hive een basis gelegd die past bij de volgende fase van het bedrijf. De Nederlandse organisatie staat nu steviger. Van daaruit kan Yellow Hive verder kijken naar internationale uitbreiding, bijvoorbeeld richting Duitsland en op termijn mogelijk Spanje.

Voor Rens is de belangrijkste winst dat HR Services kan meebewegen met de organisatie, zonder dat de afdeling in hetzelfde tempo groter hoeft te worden. “We kunnen weer groeien zonder extra mensen aan te nemen, omdat we veel efficiëntieslagen hebben gemaakt.”