Vebego: geruisloze livegang en snelle adoptie AFAS

Over Vebego

De medewerkers van Vebego werken elke dag opnieuw aan een betere en fijnere omgeving om in te werken en in te leven. Dit doen ze in vier sectoren: schoonmaak, zorg, facility management en groenvoorziening. Vebego heeft vestigingen in de vier kernlanden België, Duitsland, Nederland en Zwitserland en daarnaast in Liechtenstein en Oostenrijk. In totaal werken er ongeveer 40.000

De uitdaging

Grootschalige verandering

Vebego wilde over op een nieuw HR- en payrollsysteem van AFAS voor Vebego Cleaning Services, Hago Zorg, Vebego Service en Expertise en Alpheios. Samen werken er ongeveer 10.000 mensen, van wie alleen al zo’n 6.500 bij Vebego Cleaning Services. Het nieuwe systeem bracht grote veranderingen met zich mee, vertelt Change Manager Christel Maessen van Vebego. “Alle vier de bedrijven moesten hetzelfde gaan werken, op een heel andere manier dan ze gewend waren. Zo zouden medewerkers meer eigen regie en inzicht krijgen via een app. Denk bijvoorbeeld aan zelf loonstroken raadplegen, onkostendeclaraties indienen en contactgegevens wijzigen. Daarnaast zouden ook leidinggevenden een grotere rol spelen in de HR-processen, terwijl HR meer een monitoringfunctie zou krijgen.”

Uitdagende doelgroep

AFAS was niet alleen het eerste IT-systeem dat binnen Vebego centraal werd uitgerold tot en met de werkvloer, het bedrijf kenmerkt zich bovendien door een uitdagende doelgroep. “Een groot deel van de medewerkers is digibeet, minder taalvaardig of zelfs analfabeet. Dat is heel wat anders dan een nieuw systeem introduceren bij mensen die gewend zijn om met IT-oplossingen te werken”, zegt Deen Ertman van Digital HR-consultancybedrijf worldofwork™. Maessen vroeg Ertman om Vebego te helpen bij de inrichting en adoptie van de nieuwe HR-processen, als onderdeel van een breder veranderprogramma. worldofwork™ adviseerde Vebego eerder over de selectie van AFAS.

De werkwijze

Vooraf uitgangspunten bepalen

In totaal moesten er meer dan veertig HR-processen op een uniforme manier worden ingericht voor de vier Vebego-bedrijven. Vooral bij zo’n omvangrijk project, met zo veel betrokkenen, is het de vraag hoe je op effectieve wijze tot de juiste beslissingen komt. Daarom stelde worldofwork™ in nauw overleg met Vebego een aantal ‘guiding lights’ op. Ertman: “De guiding lights zijn uitgangspunten die je vooraf samen bepaalt. Ze helpen om keuzes te maken bij de inrichting van processen. Een van de guiding lights voor Vebego was bijvoorbeeld betekenisvol werk, eigenaarschap bij medewerkers, verantwoordelijkheid in de lijn en integraal management. Zo’n uitgangspunt beslecht discussies vooraf en versnelt de besluitvorming. Je creëert meteen draagvlak.”

Benieuwd naar de overige Guiding Lights en of deze voor jouw organisatie nuttig kunnen zijn? Laat je gegevens achter in onderstaand contactformulier.

Stem voor achterban

Een belangrijke succesfactor in verandertrajecten is uiteraard in gesprek te gaan met alle betrokkenen. “Daar hebben we veel tijd en energie in gestoken. Van management tot bedrijfsmanagers en teamleiders, we hebben alle stakeholders meegenomen in de veranderingen”, stelt Ertman. Zo waren er projectgroepen die wekelijks bij elkaar kwamen om de processen af te stemmen. Deze projectleden  hadden elk binnen hun eigen organisatie weer een klankbordgroep. Zo had ook hun achterban een stem.

Impact in kaart

Een impactdocument hielp daarnaast om de veranderingen op de juiste manier te ondersteunen, bij verschillende doelgroepen. Maessen: “Zo’n document beschrijft de veranderingen per proces, per rol en geeft de impact aan. Is die laag, middel of hoog? Op basis daarvan hebben we samen met worldofwork™ een verander- en communicatiestrategie bepaald. Welke mix van instrumenten zetten we voor welke doelgroep in om ze te helpen op de nieuwe manier te werken? Van nieuwsbrieven en instructiekaarten en -video’s in verschillende talen voor medewerkers, tot en met een digitale leerlijn en ondersteuning door implementatiecoaches en key users voor leidinggevenden.”  

Drie maanden hypercare

Om ook na de livegang optimale ondersteuning te bieden, werd een hypercare-programma opgezet. Ertman: “We hebben onder meer een speciale helpdesk ingericht en aan het begin van elke dag was er een call met diverse leden van de projectgroep om eventuele problemen meteen op te lossen. Dit programma liep drie maanden lang, gedurende drie salarisruns.”

Het resultaat

Soepele overgang

Dankzij de goed doordachte veranderaanpak is de overgang naar het nieuwe HR-systeem soepel verlopen. Ertman: “Bij elk implementatie- en adoptietraject is het belangrijk om vooraf resources en budget voor de veranderaanpak vrij te maken. Vebego heeft hier goed op ingezet. Die investering verdien je later dubbel en dwars terug doordat mensen sneller en vaak geruisloos overstappen naar het nieuwe systeem. Goede begeleiding, zeker in het begin, zorgt ook direct voor minder belasting van de backoffice tijdens en na de lancering.” Een bewijs van dit laatste is dat de speciaal ingerichte hypercare helpdesk nauwelijks werd geraadpleegd na de livegang.

App massaal omarmd

Nog een bewijs dat het verandertraject succesvol is verlopen, is dat de app sinds de introductie veel is gedownload: binnen drie maanden maakte 70 procent van de medewerkers er gebruik van. Een compliment, vinden Maessen en Ertman. “Het laat zien hoe intuïtief de app werkt, het gebruik spreekt eigenlijk voor zich”, aldus Maessen. Behalve dat de medewerkers met de app meer regie hebben, is ook de tijd tussen het uitbetalen van het loon en het inzien van de loonstrook verkort. Dit heeft geleid tot minder telefoontjes naar de personeelsadministratie. Maessen: “Het aantal contactmomenten over bijvoorbeeld loonstroken en declaraties is sterk afgenomen. Al met al scheelt het enorm veel tijd en werk.”

Meer transparantie

De personeelsadministratie kan zich nu vooral bezighouden met het monitoren van processen. Zo is het ook niet meer nodig om handmatig gegevens over te nemen uit een spreadsheet of van papier. Alle informatie staat vanaf het eerste moment goed in het systeem en raakt niet meer  kwijt in de mail of op een bureau. Leidinggevenden hebben eveneens minder ‘papierwerk’. Ertman: “Terwijl ze meer grip hebben op wat er gebeurt. Neem het tekenen van een arbeidscontract. De leidinggevende start het proces en kan op elk moment zien wat de stand van zaken is en bij wie de actie ligt. Op alle niveaus is er transparantie.”