Cleantech meets slimme HR-oplossing: hoe scale-up Battolyser Systems klaar is voor groei met Personio

Over Battolyser Systems

Battolyser Systems is een groeiend cleantech scale-up bedrijf gevestigd in Nederland, een innovatieve producent van elektrolysers die 100% groene waterstof mogelijk maakt tegen de laagste LCOH. De Battolyser® is de eerste elektrolyser ter wereld die direct kan schakelen op basis van wisselende hernieuwbare energieproductie. 

De uitdaging

Grote plannen

“Met onze Battolyser-producten transformeren we de energiemarkt. Ze zijn gebaseerd op geavanceerde technologieën die elektriciteit opslaan en waterstof genereren uit hernieuwbare bronnen. Daarmee bieden we een baanbrekende oplossing voor uitdagingen in de energieopslag en -distributie. Met een groeiend team staan we klaar om de transitie naar een duurzame energietoekomst te leiden. We worden internationaal gezien als pioniers in de opkomende groene waterstofindustrie”, vertelt Maike Beekman, Director People & Culture van Battolyser Systems. Op dit moment werken er zo’n honderd mensen bij Battolyser Systems, met meer dan twintig verschillende nationaliteiten. Het aantal medewerkers zal ook de komende tijd blijven toenemen. De groei van de organisatie stelt andere eisen aan de digitalisering van de HR-afdeling. Daar moest een slag worden gemaakt.

Verdere digitalisering HR

Beekman schetst de situatie voor de overstap naar Personio. “Alle personeelsdossiers stonden op de HR-drive, op volgorde van binnenkomst van medewerkers. Daarnaast werkten we met Nmbrs, maar dat is een payroll-systeem. Onze personeelsgegevens waren niet makkelijk inzichtelijk, we deden veel met Excel. Hoe is het bijvoorbeeld met de headcount en wat is de verhouding tussen mensen op de payroll en contractors? Dit soort informatie helpt ons management om te sturen en financiële plannen te maken, maar is ook belangrijk voor onze shareholders. En hoe zit het met zaken als vakantie- en ziektedagen van medewerkers of ouderschapsverlof? Dat wil je allemaal in één digitaal HR-systeem hebben. Ook wilden we een aantal efficiencyslagen maken, met geautomatiseerde workflows op maat van onze organisatie. Bijvoorbeeld voor de onboarding van medewerkers.”

De oplossing

Partner die het systeem goed kent

Beekmans voorganger koos voor HR-systeem Personio. Het HR-systeem was echter nog niet in gebruik toen zij bij Battolyser Systems kwam werken. Beekman besloot hulp in te schakelen bij de implementatie. “Personio is gebruiksvriendelijk en je hebt allerlei demo’s die je helpen de implementatie zelf te doen. Goed geregeld, maar je moet wel tijd hebben om je in die demo’s te verdiepen. Mijn visie is bovendien dat een HR-systeem je optimaal moet ondersteunen. Met een partner die het systeem goed kent, maak je meer snelheid en krijg je een beter resultaat. Daarom hebben we aan Personio gevraagd of ze een partner hadden die ons daarbij kon helpen. Zo zijn we uitgekomen bij worldofwork™. Door mijn ervaring bij andere organisaties wist ik wat ik wilde met Personio en worldofwork™ heeft geholpen om dit te realiseren. Door de samenwerking kunnen we nu effectiever gebruikmaken van de HR-software. Eigenlijk zouden ze bij Personio altijd de mogelijkheid van zo’n implementatiepartner moeten bieden.”

De werkwijze

Superfijne samenwerking

worldofwork™ hielp Battolyser Systems om de HR-gegevens van zowel de eigen mensen van het bedrijf als ingehuurde krachten samen te brengen in Personio. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met het HR-team van de scale-up. Een technisch specialist van worldofwork™ richtte het systeem in en vulde dit met de data die het team verzamelde: van persoonsgegevens, contractafspraken, verzuim- en vakantiedagen en ouderschapsverlof, tot zaken zoals werkvergunningen, visa en de 30%-regeling voor buitenlandse medewerkers. Ook de reporting lines werden in Personio in kaart gebracht: wie onderdeel is van welk team en door wie wordt aangestuurd. Een consultant van worldofwork™, die vanaf het begin bij het project was betrokken, nam de rol van projectleider op zich. Beekman: “We hebben heel duidelijke afspraken over de aanpak en de rolverdeling gemaakt en samen de verantwoordelijkheid genomen voor het bereiken van het resultaat. Daar stuurde de consultant van worldofwork™ ook strak op. Dit is de dienstverlening waar je naar op zoek bent, echt partnership. Na de kick-off waren we in nog geen twee maanden live met Personio, eerst voor HR en daarna voor de hele organisatie. Ik vond het de samenwerking echt superfijn.”

Het resultaat

Beter overzicht

Met alle personeelsinformatie goed in het systeem heeft de HR-afdeling van Battolyser Systems nu veel beter en eenvoudiger overzicht: welke mensen waar en onder welke voorwaarden werken en wat de stand van zaken per medewerker is. “We zien het bijvoorbeeld direct als een contract of visum afloopt of wat de balans van vakantiedagen is. Zo komen we niet voor verrassingen te staan. En als er iemand weggaat of bijkomt geven de reporting lines een actueel beeld van de inrichting van onze organisatie”, aldus Beekman. Ook managers en medewerkers hebben toegang tot de personeelsdossiers om voor hen relevante informatie snel en eenvoudig te bekijken, zoals ziekteverzuim en vakantiedagen. Een volgende stap is de koppeling met de salarisadministratie in Nmbrs, zodat mutaties in dit systeem automatisch worden doorgevoerd in Personio en vice versa. Ook dit is iets waar worldofwork™ Battolyser Systems mee kan helpen.

Schaalbare HR-basis

Eveneens onderdeel van deel twee van het project met Personio is de automatisering van workflows. “Zo’n workflow regelt bijvoorbeeld welke stappen je moet zetten bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Dat je alleen maar iemand aanmeldt in Personio en dan automatisch een onboardingproces in gang wordt gezet. Zo zorg je dat niets wordt vergeten én borg je kennis van je HR-processen. Op basis van de verzamelde personeelsgegevens kunnen we straks ook HR-analytics toepassen, voor betere inzichten en sturing op basis van dashboards en rapportages.” Met Persionio en de hulp van worldofwork™ is Battolyser Systems nu voorbereid op de toekomst. Beekman: “We hebben samen een schaalbare basis voor HR gelegd, waarmee we zeker de komende jaren verder kunnen groeien.”