Hoe bouw je een toekomstbestendig functioneel beheerteam Visma YouForce via learning on the job?
Wat doe je als je maar niet de juiste mensen vindt voor het functioneel beheer van je HR-systeem? Een grote organisatie in het publieke domein gooit het na een lange zoektocht over een andere boeg: op basis van learning on the job worden twee kandidaten zonder ervaring met behulp van worldofwork™ klaargestoomd voor de functie van functioneel beheerder Visma YouForce. Eén ervan zelfs uit de eigen gelederen. In nog geen jaar tijd staat er een sterk team, waar de organisatie mee verder kan.
De uitdaging
Als de functioneel beheerder van Visma YouForce bij de opdrachtgever in kwestie opstapt, vult een interimmer van worldofwork™ deze positie tijdelijk in. De organisatie is op dat moment bezig te onderzoeken of de HR-software nog aansluit bij haar behoeften, daarbij ook ondersteund door een van worldofwork™. Na het besluit dat Visma YouForce nog steeds de beste keuze is, gaat zij op zoek naar een vaste functioneel beheerder voor haar HR-systeem. Goede kandidaten blijken echter dun gezaaid, na bijna een jaar is het nog steeds niet gelukt om de functie in te vullen met een ervaren kracht. “Het is moeilijk om mensen te vinden, je zit als functioneel beheerder ergens tussen IT en HR in en hebt kennis en ervaring op beide gebieden nodig”, weet de interim functioneel beheerder van worldofwork™. Zelf zit ze al zo'n dertig jaar in het HR-vak en doet ze sinds 2017 tijdelijke opdrachten op het vlak van functioneel beheer.
De oplossing
De oplossing is dichterbij dan gedacht, zo vertelt de interimmer. “Een management assistente kwam naar me toe met de vraag of de functie iets voor haar was. Een slimme dame, die de organisatie goed kent en graag nieuwe dingen leert. In overleg is ervoor gekozen om haar ‘on the job’ door mij te laten opleiden. Dat werkt in mijn ervaring het best. De verantwoordelijke teammanager van de organisatie stond helemaal achter dit plan.” Het team wordt na enige tijd verder uitgebreid met een externe kracht die wel HR-ervaring heeft, maar geen kennis van Visma YouForce. Na een opleiding via Raet begeleidt de functioneel beheerder van worldofwork™ ook haar in de praktijk. “Samen namen we dagelijks live of online door wat er moest gebeuren. Wat kun je zelf al? Waarbij wil je mee meekijken met mij? En waar wil je dat ik bij meekijk? Dat ging heel goed: ze hadden dingen binnen no-time onder de knie. Van brieven en formulieren aanpassen tot workflows bouwen en nieuwe autorisatiefunctionaliteit voor Visma YouForce implementeren. Gezamenlijk hebben we bijvoorbeeld ook de app van Visma YouForce onder 1.800 medewerkers uitgerold.”
Het resultaat
Op basis van ‘leren door te doen’ stoomt worldofwork™ binnen een jaar een sterk team klaar dat in staat is zelfstandig het beheer van Visma YouForce op zich te nemen. “Mijn collega’s zijn steeds meer projecten alleen gaan doen. Op een gegeven moment was ik alleen nog een vraagbaak voor ze”, zegt de interim professional van worldofwork™. De organisatie is erg blij met het nieuwe team van functioneel beheerders, waarmee ze ook in de toekomst maximaal gebruik kan blijven maken van Visma YouForce. “Zonder extra wervingskosten hebben ze nu de juiste mensen op de juiste plek. Daar zijn ze erg dankbaar voor.”
We komen zo snel mogelijk bij je terug met een antwoord
