Binnen de gemeente Schiedam liep het contract met de leverancier van het personeelsinformatie- en salarissysteem af. Dit betekende dat opnieuw aanbesteed moest worden. Om dit traject zo zorgvuldig mogelijk te doorlopen in een relatief kort tijdsbestek van enkele maanden heeft gemeente Schiedam gekozen om externe capaciteit en specialistische kennis in te huren.

Bij de gemeente Schiedam was kennis in huis van Europees aanbesteden en ook de wensen voor een HRM-softwarepakket stonden op het netvlies. Een belangrijk uitgangspunt was een rechtmatige en doelmatige aanbesteding. Om binnen korte termijn een goede aanbesteding te doorlopen die zou leiden tot een pakket dat nu én in de toekomst aan de eisen en wensen zou voldoen, was al snel duidelijk dat een extern bureau nodig was.  

De in te huren externe moest een onafhankelijk bureau zijn, dus niet gericht op één pakket of financieel belang. De projectleider van het bureau moest iemand zijn die goed kon uitvragen wat Schiedam nodig had. Sanela Ramic, toentertijd HR-adviseur bij de gemeente Schiedam en de interne projectleider vanuit HR:  

Ambitie is leidend voor beste keuze qua pakket

worldofwork™ is een onafhankelijk makelaar en adviseur voor het selecteren en aanbesteden van HRM-systemen. Wij zijn geen wederverkoper en krijgen niet betaald door leveranciers indien hun pakket wordt gekozen door onze opdrachtgevers.  

De aanpak van een dergelijk traject is bij ons strak gepland en voorspelbaar en bestaat grofweg uit 2 fases: 1) alles tot aan de publicatie en 2) selectie en beoordeling van de inschrijvingen. Deze vaste structuur is gewenst om het hele aanbestedingstraject, een berg werk, vlot en tegelijk grondig en binnen de gestelde termijn te laten verlopen.” 

Veel aanbieders HR-software en nog meer combinaties mogelijk 

De markt voor HRM-systemen is groot en tegenwoordig niet meer persé aan landsgrenzen gebonden. Cloud leveranciers kunnen theoretisch uit alle landen komen waardoor bijvoorbeeld data buiten de EU wordt opgeslagen, of Nederlandse wet- en regelgeving maar beperkt wordt ondersteund. Naast e-HRM waarmee u de basis HR-administratie op orde kunt brengen, gaan de ambities wellicht verder. Denk aan gewenste ondersteuning bij Opleiden & Ontwikkelen, Onboarding, het goede gesprek met de medewerker, of andere HR-werkvelden. Is het wenselijk om dit in het e-HRM systeem onder te brengen, of zijn de eisen dusdanig dat hiervoor een apart systeem moet worden aangekocht? En betekent dat dan een andere leverancier en 2e aanbesteding, of kan dat met een extra kavel (met een specifieke dienstverlening)? Relevante vragen die we kunnen beantwoorden zodra we uw ambitie en gewenste manier van werken hebben vastgesteld.  

Niet of, maar wanneer opnieuw aanbesteden 

Als het contract bij een overheidsinstelling afloopt, moet de organisatie (mits de contractwaarde boven de drempelwaarde komt) via een aanbesteding kiezen voor de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Kortgezegd houdt EMVI in dat de aanbestedende dienst niet alleen kijkt naar de prijs, maar ook naar de kwaliteit die wordt belooft. Het is echter voor een aanbestedende dienst moeilijk om de weging van alle score elementen te bepalen en zodoende de kans te maximaliseren dat er een systeem uitrolt dat ook daadwerkelijk bij hen past. Het is iets dat zij maar eens in de zeven tot tien jaar doen. Voor worldofwork™ is het dagelijks werk.  

Europees aanbesteden 

Voor een Europese aanbesteding gelden strikte regels, die een aanbestedingstraject behoorlijk pittig maken. De regels zijn bedoeld om alle potentiële aanbieders in Europa een gelijkwaardige kans te geven. Wel kunnen er eisen aan de aanbieders gesteld worden, bijvoorbeeld aantoonbare vakbekwaamheid op het specifieke gebied. In het geval van de gemeente Schiedam is bijvoorbeeld als eis gesteld dat er meerdere cao’s bijgehouden moeten kunnen worden.  

Aanbestedingsstrategie 

Samen met de klant, in dit geval gemeente Schiedam, wordt de aanbestedingsstrategie bepaald: de strategie geeft uitsluitsel over hoe belangrijk de prijs is, of dat een gebruikerstest onderdeel moet uitmaken van het proces, omdat de gebruikerservaring belangrijk is voor de klant. Door de strategie te volgen stuur je erop aan om voldoende aanbieders te krijgen, maar ook niet te veel. En je wilt ook kwalitatief de juiste aanbieders, niet alleen de goedkoopste. Overigens kunnen met aanbestedingstrajecten die vooral sturen op kwaliteit, besparingen gerealiseerd worden in de orde van 25% op de kosten voor HRM-software, blijkt uit eigen onderzoek. 

worldofwork™ hanteert een Quick scan om in kaart te brengen wat de huidige situatie is, of het huidige systeem verder kan met een update of dat een nieuw systeem gewenst is. Ook wordt gekeken wat in de modules meegenomen moet worden, bijvoorbeeld opleidingen, verzuim, werving en selectie, strategische personeelsplanning of salarisbetaling. Zo wordt snel de richting voor de aanbestedingsstrategie bepaald.  

Eisen en wensen uitvragen 

Voor de gemeente Schiedam was het belangrijk dat worldofwork™ veel aandacht besteedde aan het leren kennen van de organisatie. Vooral de manier van werken binnen de organisatie en de gebruikerservaringen met het huidige systeem moesten meegenomen worden. Daarom werd een projectteam met mensen uit de organisatie samengesteld, dat samen met worldofwork™ een plan en een planning opstelde.  

Bij het samenstellen van de eisen en wensen, is gebruik gemaakt van de gedetailleerde sjablonen van worldofwork™. Deze sjablonen bevatten onder meer 180 mogelijke eisen en wensen een HRM-pakket. Een voorbeeld van zo’n wens is het digitaal ondertekenen. Het grote voordeel van de sjablonen is dat het niet allemaal opnieuw bedacht hoeft te worden. Dat is al gedaan door worldofwork™ tijdens hun vele projecten met andere klanten. Door dit samen na te lopen, kon snel een compleet pakket aan eisen en wensen worden samengesteld dat goed is afgestemd op de HR-behoefte van de gemeente Schiedam. Dat gaf een geruststellend gevoel voor de volgende fase van het project. 

Voorbeeld wens: zelfstandig mutaties doorgeven 

Een voorbeeld van een specifieke wens van de gemeente Schiedam was dat medewerkers veel mutaties zelf in het systeem moesten kunnen doorgeven door middel van Employee Self Service. Deze zelfstandigheid voor medewerkers en managers maakt deel uit van de beleidsuitgangspunten van de gemeente Schiedam. Aanbieders die dit niet in hun pakket hadden, vielen daardoor bij voorbaat al af. 

Toekomstgericht advies 

Tijdens het aanbestedingsproces komen soms ook wensen naar boven die op gespannen voet staan met het huidige beleid of technische eisen. De geldende, strenge eisen van het cloud beleid binnen gemeente Schiedam waren niet altijd verenigbaar met de wens voor een systeem dat flexibel is en bij de tijd blijft. Op advies van worldofwork™ zijn daar waar mogelijk de eisen bijgesteld, zodat de deur open kwam te staan voor een toekomstbestendige softwarekeuze. 

Door mensen uit de breedte van de organisatie bij het hele traject te betrekken en deskundig te begeleiden, heeft Schiedam een succesvolle aanbesteding doorlopen binnen de gestelde termijn. Het totale traject voor het gezamenlijk opstellen van de aanbestedingstrategie en het opstellen van de aanbestedingsdocumenten ten behoeve van de publicatienam ongeveer twee maanden in beslag.Daarna volgen de termijnen die de wet voorschrijft tijdens aanbestedingen, de totale doorlooptijd kwam daardoor op vier maanden. 

Met de kennis en ervaring van worldofwork™: 

• Snelle aanbesteding (doorlooptijd van 4 maanden haalbaar) 
• Passend e-HRM pakket voor nu en de toekomst 
• Hoge mate van zelfstandigheid van de medewerkers en managers is gewaarborgd in het pakket 
• Processen zijn verbeterd ten opzichte van de oude situatie 
• Tevreden gebruikers 

Dit heeft geresulteerd in een bijdetijds e-HRM pakket met een kleine 700 tevreden gebruikers. Er is gegund aan Raet, een e-HRM leverancier bij wie de controle van medewerkers over hun eigen HR-zaken hoog in het vaandel staat. Op het totale pakket aan gunningscriteria op het gebied van gebruikerstesten, implementatieplan, wensen en prijs, scoorde Raet het beste. Nu het pakket geïmplementeerd is, zijn veel processen verbeterd en de uitbreiding van selfservice modules op het gebied van in- en uitstroom, gespreksvoering en werving & selectie, maken het werk efficiënter. 

Schiedam kijkt dan ook met een tevreden gevoel terug op het aanbestedingstraject: Ramic: “We waarderen het dat worldofwork™ geen eigen stempel wilde drukken op de organisatie. worldofwork™ staat open voor wat wij als organisatie nodig hebben en onze ambities. Hun stappenplan dwingt een efficiënt proces af, maar als klant heb je alle ruimte om de inhoudelijke invulling te geven.”