Uitzendportaal CSU: Meer impact, meer snelheid en meer controle

Hoe controleer je ‘s ochtends zo snel mogelijk maar foutloos de persoonsgegevens van 100 uitzendkrachten én zorg je dat alle huisjes op het vakantiepark om stipt 16.00 uur schoon zijn? Terwijl elke minuut telt om de planning te halen moet de administratie zorgvuldig en correct plaatsvinden. Snelheid en zorgvuldigheid staan op dat moment op gespannen voet met elkaar. Alle tijd die besteed wordt aan de administratieve afhandeling voelt als onnodig en zorgt voor vertraging in de operatie. “Door de hectiek van het intakeproces starten we de dag al vaak met een gevoel van achterstand, waar we de hele dag tegenaan werken” aldus Ingrid Hopster, Districtsmanager CSU.

worldofwork™ begeleidde het ontwerp en de ontwikkeling van een uitzendportaal in AFAS Outsite waardoor de administratie bij CSU nu een stuk beter, eenvoudiger en sneller gaat. Én volledig compliant met de geldende wet- en regelgeving. Voordat de uitzendkrachten starten, leveren de uitzendbureaus de benodigde informatie aan via het portaal. Tijdens de intake hoeven alleen de ID-gegevens te worden gecontroleerd in plaats van dat alle invoer nog moet worden gedaan.

Annemiek Schriever, digital HR Consultant bij worldofwork™, vertelt in deze blogpost wat er nodig is om een uitzendportaal te realiseren. En wat het een bedrijf oplevert.

Wet- en regelgeving steeds complexer en tijdrovender

De wet- en regelgeving waaraan werkgevers moeten voldoen, wordt elke dag complexer en brengt steeds meer administratieve taken met zich mee. Zeker bij het werken met uitzendkrachten zijn er behoorlijk wat verplichtingen waaraan voldaan moet worden. Zowel voor de registratie en identificatieplicht van de uitzendkracht als voor de planning, controle en vastlegging van de werkzaamheden. Dat kost werkgevers vaak een hoop tijd, juist op die momenten dat die tijd er amper is.

AVG en inlenersaansprakelijkheid

Binnen de branche is de naleving van de wetten en de AVG rondom externe inhuur een aandachtspunt. Denk hierbij aan de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), de Wet Identificatie bij Dienstverlening (WID), de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) en de Inlenersaansprakelijkheid. Uit deze wetgeving volgen verplichtingen voor in- en uitlenende partijen zoals schoonmaakbedrijven en hun klanten, vaak in een gedeelde verantwoordelijkheid.

Uitzendbureaus zijn verplicht gegevens aan te leveren aan de inleenorganisatie en de inlener is verplicht deze informatie vooraf te controleren. Ontbreekt er cruciale informatie, dan is de inlener verantwoordelijk. Dit maakt de noodzaak groot om vooraf te constateren of er informatie ontbreekt.

Door dit operationele vraagstuk samen op te pakken en dit proces te automatiseren zorgen alle partijen ervoor dat aan deze verplichtingen wordt voldaan. In plaats van verspreid over mailboxen zit alle informatie nu centraal in het HR-systeem waardoor de AVG maximaal geborgd is. Ook kan de informatie van elke uitzendkracht nu op de werkdag zelf beter en sneller worden gecontroleerd. Zo weet de inlener dat de uitzendkracht die door het uitzendbureau is gezonden, ook daadwerkelijk aanwezig is in plaats van een ‘onaangekondigde vervanger’

Instroom: digitalisatie controleformulier Identiteit

Het oorspronkelijke instroomproces zorgde voor veel dubbel werk. Zowel het uitzendbureau als CSU moesten vanwege de ketenaansprakelijkheid zorgen voor een goede en volledige registratie van persoonsgegevens. In de nieuwe situatie vindt er tijdens de invoer van gegevens door de uitzendbureaus een datacheck plaats door Valicare, zodat de kwaliteit van de gegevens gegarandeerd is. De uitzendbureaus gebruiken het nieuwe uitzendportaal, waardoor de informatie direct in de AFAS-ERP omgeving van CSU geregistreerd wordt. Dit portaal - tot stand gekomen in samenwerking met enkele uitzendbureaus - sluit naadloos aan bij de informatiebehoefte van CSU zonder dat het meer werk oplevert voor de uitzendbureaus.

Doordat uitzendkrachten correct in de systemen staan kan controle ‘aan de poort’ snel en adequaat plaatsvinden: slechts een ID-controle en ‘look-a-like controle’ zijn nog noodzakelijk. Deze actie kost ongeveer 30 seconden per persoon in plaats van 4-5 minuten.

Urenregistratie

Door de correcte registratie van tijdelijke medewerkers in AFAS is het nu ook mogelijk de link te leggen met roosters en planning. In het verleden werden opdrachten in bulk gepland en uitgevoerd, nu kunnen ze op persoonsniveau ingepland worden. Dit zorgt voor een efficiëntere planning en inzet maar ook een betere controle op ATW-schendingen. Hoe dit werkt, lees je in een volgende blog.

Urenverantwoording & reverse billing

AFAS is volledig geïntegreerd in gebruik bij CSU. De HR- en financiële administratie sluiten naadloos aan bij de projectadministratie. Hierdoor zijn de uren die zijn gemaakt door (externe) medewerkers op projecten direct te herleiden via de nacalculatie. Vanuit de financiële administratie kan er direct een facturatievoorstel (reverse billing) worden gedaan naar het uitzendbureau. En via een verschillenanalyse is de vergelijking tussen gebudgetteerd en gerealiseerd direct inzichtelijk. Door de reverse-billing functie kunnen urenbriefjes automatisch worden ingevuld, aangeleverd en gecontroleerd. Dat maakt het proces bij de uitzendbureaus veel efficiënter. De controle op gewerkte uren en daardoor de juiste uitbetaling op persoonsniveau bij het uitzendbureau maken de complexe puzzel compleet.

Eerst aandacht voor de processen

Bij de realisatie van een nieuw systeem of portaal is het belangrijk om eerst de bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen: hoe lopen de workflows? Waar kunnen verbeteringen worden doorgevoerd? Hoe kunnen werkzaamheden worden gedigitaliseerd? Voor wie maken we het werk makkelijker en hoe nemen we deze gebruikers mee in de verandering?

Daarnaast is het cruciaal om vanaf de start van het project afgevaardigden te betrekken van elke afdeling die met het nieuwe systeem te maken krijgt. Aangevuld met uitzendbureaus die als pilotorganisaties willen dienen, en een privacy-officer die erop toeziet dat de AVG-regelgeving correct geborgd wordt.

Het projectteam heeft vanaf de start veel aandacht besteed aan de “change component”, zowel binnen als buiten de organisatie. CSU-medewerkers op locatie en op het hoofdkantoor werden getraind. Maar ook de uitzendbureaus zijn meegenomen in deze trainingscyclus en konden gebruikmaken van de helpdesk.

Stakeholdermanagement

Doordat CSU vanaf het begin samen optrok met de verschillende stakeholders werd het project een succes. Alle betrokken partijen hebben er voordeel bij.Dat zorgde voor een constructieve samenwerking met de uitzendbureaus. Daarmee hebben worldofwork™ en CSU een belangrijke standaard gezet voor toekomstige projecten bij vergelijkbare organisaties.

Drukste periode als ultieme ‘stress-test’

Gedurende 3 maanden is een pilot gedraaid in een district waar veel gewerkt wordt met uitzendkrachten, soms wel 100 tegelijk om huisjes op één vakantiepark schoon te maken.

En precies op het drukste moment voor de vakantieparken – de zomer - ging het digitale controleformulier Identiteit van CSU live. Uitdagend, maar wel gelijk de perfecte ‘stress-test’. Inmiddels werken alle uitzendbureaus en controleurs binnen de districten van CSU met het digitale formulier in het portaal. Aan de hand van de eerste ervaringen wordt deze functionaliteit verder verfijnd.

Stevig fundament voor verdere digitalisatie

Het uitzendportaal betekent een enorme stap voorwaarts voor CSU en zorgt voor meer rust. Er staat nu een stevig fundament voor verdere verbetering en digitalisatie. Zodra de uitzendbureaus de nieuwe planningsmodule gebruiken, kunnen er per park presentielijsten worden gemaakt. Dat maakt de ID-controle en persoonscontrole op de werkvloer nog makkelijker. Evenals het registreren, aftekenen en verwerken van de daadwerkelijk gewerkte uren. 

Over CSU

Onder het motto ‘Scherp op schoon’ is CSU met diverse vestigingen en ruim 16.500 medewerkers de nummer 1 partner in schoonmaak in Nederland binnen de facilitaire dienstverlening. CSU is een familiebedrijf, waarin de directie, het management en de medewerkers voor 1/3 participeren.

Het familiegevoel speelt een belangrijke rol in het werkgeverschap van CSU. ‘Gelukkige medewerkers zorgen voor blije klanten en uiteindelijk ook voor gelukkige aandeelhouders’ is hun redenatie. Dat dragen ze uit door er voor hun medewerkers te zijn en stappen te nemen om het leven van hun medewerkers makkelijker te maken, onder meer door een grote transitie op het vlak van digitalisatie. Niet voor niets mag CSU zich al 10 jaar op rij ‘Beste Werkgever’ in Nederland noemen.

Over worldofwork™

Werk beter laten werken. Dat is de missie van worldofwork™: het bedenken, ontwerpen en bouwen van een wereld van werk die medewerkers, managers en teams het beste biedt. We doen dit door vloeiende employee journeys en de best mogelijke platforms voor onze klanten te ontwerpen en te leveren. worldofwork™ begeleidt organisaties in het realiseren van grote doelstellingen met haar eigen oplossingen in combinatie met AFAS en ORTEC. Van kleine verbeterprojecten tot bedrijfsbrede implementaties. Van programmamanagement en dataconversie tot configuratie en functioneel beheer.

Deze blog maakt deel uit van een serie waarin verschillende specialisten van worldofworkTM u meenemen in de grote digitale transformatie die CSU de afgelopen jaren maakte. In concrete voorbeelden van proces- en systeemimplementaties leest u hoe CSU haar digitale ambities waarmaakt en de innovatie in de hele facilitymanagementsector aanjaagt. Naast slimmer werken zet CSU groot in op het meer betrekken van leveranciers en klanten. Met als doel de hele keten te laten profiteren van hun innovaties en er ook samen invulling aan te geven. Deze blogreeks kent drie hoofdthema’s: de inzet van AFAS-ERP (uitzendportaal, wagenparkbeheer en klantportaal) de inzet van Ortec plannings- en roostersoftware (proactief plannen, medewerker in de regie en automatisch roosteren) en drie artikelen over project- en verandermanagement bij zo’n omvangrijke digitale transformatie.

Wilt u niets missen en alle artikelen in uw mailbox ontvangen, stuur dan een bericht naar: ruben.van.geffen@worldofwork.nl.