Gemeente Velsen - aanbesteding en implementatie van nieuw HR-systeem
Een nieuw HRM-systeem dat de gemeente ondersteunt in haar groeiambities, ruimte biedt voor doorontwikkeling en klaar is voor nieuwe wet- en regelgeving. Deen Ertman van worldofwork™ hielp de gemeente Velsen om binnen één jaar zowel de Europese aanbesteding als de implementatie te realiseren. Zo kon de stap worden gemaakt van controle naar meer transparantie en vertrouwen op HR- en payrollgebied. “Gelukt dankzij de marktkennis en supergestructureerde aanpak van worldofwork.”
De gemeente Velsen bestaat uit zeven woonkernen: IJmuiden, Santpoort-Noord, Santpoort-Zuid, Velsen-Noord, Velsen-Zuid, Velserbroek en Driehuis. Velsen is een gemeente in de provincie Noord-Holland. De gemeente telt zo’n 68.500 inwoners en heeft een oppervlakte van 52,87 km².
Als werkgever kent de gemeente Velsen een informele sfeer en korte lijnen. De verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie en er is veel vrijheid om het werk naar eigen inzicht vorm te geven. Dat kan omdat de gemeente bestaat uit een club betrokken mensen met hart voor de zaak. En met de drive om samen iets goed neer te zetten, mooie resultaten te bereiken. Transparantie en vertrouwen in de overheid creëren door zo open mogelijk zijn, staan op dit moment bovenaan de lijst met ambities van de gemeente Velsen.
De uitdaging
Minder handmatig werk voor HR, meer tijd en ruimte voor advisering en ontwikkeling
Kunnen jullie ons ondersteunen bij de Europese aanbesteding van een nieuw HR-systeem? Met dat verzoek nam de gemeente Velsen contact op met worldofwork™. De belangrijkste reden hiervoor was de enorme workload van de HR- en payrollmedewerkers. Door de groei en professionalisering van de gemeente waren zij steeds meer tijd kwijt aan handmatig invoer-, uitzoek- en herstelwerk.
Het huidige HR-systeem bood weinig mogelijkheden voor automatisering van workflows, vastlegging van audit trails en automatische correspondentie. Daarom ging de gemeente op zoek naar een systeem dat het leven van de back-office medewerkers makkelijker kon maken. Een systeem waarin meer geautomatiseerd kon worden, waardoor er bij medewerkers ruimte zou ontstaan om hun rol anders in te vullen: minder handmatig werk, meer strategische advisering en ontwikkeling.
De oplossing
“De marktkennis van worldofwork™ maakte voor ons echt het verschil”
De marktkennis van worldofwork™ maakte voor de gemeente Velsen een enorm het verschil. Weten hoe je een goede businesscase opstelt, valkuilen in beeld brengen en de juiste vragen stellen waardoor je krijgt wat je echt wilt; daardoor kon de gemeente de knoop doorhakken voor de aanschaf van een nieuw HR-systeem in plaats van doorontwikkeling van het huidige systeem.
“We hebben verschillende scenario’s tot op de euro nauwkeurig berekend, zowel de investering als de ROI. Door het zo helder te maken, hielpen we de gemeente kiezen voor het juiste systeem.”
De werkwijze
Allereerst werden de wensen en eisen aan het nieuwe systeem in kaart gebracht. In interviews werden deze getoetst bij iedereen die een rol speelt bij het systeem of ermee werkt, in het bijzonder de gebruikers binnen HR en compliance. De volgende stap was het zo concreet mogelijk beschrijven van de processen. Zo werd duidelijk wat de gemeente Velsen wilde bereiken met het nieuwe systeem en hoe dit helder geformuleerd kon worden tijdens de aanbesteding. Hierop werd de inkoopstrategie toegespitst: hoe gaan we elk aspect uitvragen, wat is de prioritering, en hoe zorgen we dat we aan de regels van een Europese aanbesteding voldoen?
“worldofwork™ heeft een enorme database met vragen en functionaliteiten om mee te nemen tijdens een aanbesteding. Dat gaf ons de geruststelling dat we geen belangrijke zaken zouden vergeten”.
Voor de demo’s van diverse leveranciers werd vooraf een scoringsmethodiek bepaald. In combinatie met de businesscase rolde daar een winnaar uit: Youforce van Visma/Raet . Wat de aanbesteding extra lastig maakte, was de enorme tijdsdruk vanwege alle projecten die op de gemeente afkwamen, onder andere vanuit de wetgeving. Maar met vereende krachten lukte het: vier maanden na de kick-off voor de aanbesteding kon de implementatie van het nieuwe systeem starten. En nog eens vijf maanden later ging het nieuwe systeem live.
“Door de supergestructureerde aanpak van Deen Ertman als projectmanager hebben we een berg werk verzet en alle ambitieuze deadlines gehaald.”
Het resultaat
“Het nieuwe HR-systeem zorgt voor meer transparantie en vertrouwen”
Met het nieuwe HR-systeem heeft de gemeente Velsen meer grip op haar HR- en payrollprocessen. Ook wordt er nu meer ‘lean’ gewerkt. Door de automatisering en integratie van de workflows, recruitmentprocessen, performance management en audit trails is er nu meer transparantie en vertrouwen. Daardoor konden bepaalde controles vervallen.
Mooie bijvangst is de outsourcing van de salarisadministratie. Deze werd voorheen in eigen huis gedaan, maar uitbesteden bleek financieel veel interessanter voor de gemeente. Binnen het nieuwe systeem kon dit eenvoudig worden geregeld.
Het vervolg
Sinds de gemeente Velsen met het nieuwe systeem werkt, is er veel veranderd: van veel en vaak controleren is de HR-afdeling naar meer vertrouwen en loslaten gegaan. Er staat nu een toekomstbestendige basis om de HR-ambities van de gemeente te realiseren. Een systeem dat past bij de professionalisering van de gemeente. En dat ruimte biedt voor verder ontwikkeling en implementatie van nieuwe wet- en regelgeving.
“Deen Ertman slaagde erin om als externe echt onderdeel van de organisatie te worden. Dat voelden onze mensen ook. Daardoor wilde iedereen graag meewerken. Het was echt een gezamenlijke prestatie om de doelen te bereiken en een goed systeem neer te zetten voor de gemeente Velsen. Het deskundige en betrokken projectteam, en de inhoudelijke kennis en visie van worldofwork™ droegen hier enorm aan bij.”
Over worldofwork™
Werk beter laten werken. Dat is de missie van worldofwork: het bedenken, ontwerpen en bouwen van een wereld van werk die medewerkers, managers en teams het beste biedt. Door de meest intuïtieve employee journeys en de best mogelijke HR-platforms voor klanten te ontwerpen en te leveren.