Countus: digitalisering van het opleidingsaanbod
Hoe zorg je er als organisatie voor dat je medewerkers eigen regie nemen op hun persoonlijke ontwikkeling? Hoe veranderen we het verplichte karakter van leren in een cultuur en een aanbod waarmee leren juist gestimuleerd wordt en medewerkers intrinsiek gemotiveerd raken om aan hun ontwikkeling te werken? Met deze vraag klopte Countus aan bij worldofwork™ en in dit artikel vertellen Aafke van Egdom (projectleider) en Beatrijs van de Griendt (digital learning specialist) hoe dit project van A tot Z door hen begeleid is.
Advies, begeleiding en ondersteuning. Deze kenmerken staan centraal binnen de Countus Groep. Bestaande uit acht zelfstandige bedrijven met in totaal 626 medewerkers verdeeld over 24 vestigingen richt de Countus Groep zich op juridisch advies, bedrijfseconomisch & financieel advies, personeelsadvies en ruimtelijke ordening. In een samenleving waar de enige constante verandering is, is het voor de Countus Groep belangrijk dat leren onderdeel wordt van de mindset van haar medewerkers in plaats van een to do op de jaarlijkse checklist.
De aanleiding
Iedereen die in de financiële sector werkt is in Nederland verplicht na het behalen van de benodigde Wft (Wet op het financieel toezicht) diploma’s, de Permanente Educatie (PE) op orde te hebben. Een jaarlijks terugkerend examen waarmee je gecertificeerd blijft om financieel advies te geven. Bij Countus werd leren en ontwikkelen (L&O) vooral ingezet om te voldoen aan deze verplichting. De klant staat centraal en al het werk wat met opleidingen te maken heeft komt daarom op plek twee. Het volgen van cursussen en trainingen, de opleidingsadministratie, communicatie en compliancy kent een verplicht karakter en krijgt niet de aandacht die het zou moeten krijgen.
"Als een organisatie bij ons aanklopt met een organisatorisch vraagstuk, heeft men vaak zelf al onderzoek gedaan naar oplossingen en komen wij in beeld om de gewenste verandering door te voeren. Het is dan van groot belang een aantal stappen terug te doen en eerst gezamenlijk helder te krijgen wat kern van de ambitie van zo’n organisatie is."
Countus sprak de ambitie uit om de opleidingsadministratie eenvoudiger te maken en het opleidingsaanbod te digitaliseren met behulp van een leermanagementsysteem (LMS). De achterliggende wens is om medewerkers meer regie te geven op hun eigen ontwikkeling, zowel de wat betreft de “verplichte nummers” als ook opleidingen die vanuit intrinsieke motivatie gevolgd worden. Het is dus belangrijk om te kijken naar het vergroten van het plezier in leren en ontwikkelen en om het verplichte karakter van opleidingen weg te nemen. De Countus Academy, waar leren en ontwikkelen binnen de Countus Groep belegd is, moet de plek worden vanuit waar de ambitie uitgedragen wordt naar de rest van de organisatie.
De behoefte aan expertise met het selecteren en implementeren van het best passende LMS voor de wensen en behoeften van Countus was duidelijk, maar er was ook iemand nodig die verandering teweeg kon brengen in de manier van denken over leren en ontwikkelen bij de medewerkers van Countus. Aafke (projectleider en gespecialiseerd in systeemselectie) springt samen met Beatrijs (learning specialist en expert in het (technisch) inrichten van learning software) op dit project. Samen konden zij Countus de juiste mix van vaardigheden bieden die nodig waren om het project van A tot Z te begeleiden.
De aanpak en de oplossing
Samen met worldofwork™ formuleerde Countus drie ambities voor het LMS:
- Leren en ontwikkelen op een aantrekkelijke, laagdrempelige en gebruiksvriendelijke manier toegankelijk maken via een centrale portal.
- Medewerkers eigen regie geven over hun ontwikkeling.
- Met behulp van data de kwaliteit en compliance van het opleidingsaanbod inzichtelijk maken en borgen.
Deze ambities fungeren als kapstok voor het opzetten van verschillende use cases waarmee het projectteam zo optimaal mogelijk demo’s kan inrichten met verschillende leveranciers. Daarin is het belangrijk dat een leverancier niet laat zien wat hun software het beste kan, maar op welke manier hun oplossing naadloos aansluit op de wensen van de klant. Zo vragen de specialisten van worldofwork™ Countus om realistische situaties te schetsen van medewerkers die een verplichte opleiding moeten volgen en kunnen we vervolgens de leverancier vragen een oplossing voor dat scenario in te richten tijdens de demo. Kortom: we verdiepen ons echt in de situatie van de klant.
Na verschillende demo’s van meerdere aanbieders bleek Studytube de beste match. Hun platform biedt een intuïtieve gebruikersomgeving voor medewerkers en sloot daarmee het beste aan bij de visie en wensen van Countus en de Countus Academy.
Het integrale projectplan zorgde voor een gedegen voorbereiding, een helder overzicht van stakeholders en een uitgebreide planning voor het gehele project. Een kleine moeite met grote impact; het projectplan zorgt ervoor dat je terug kunt vallen op bepaalde besluitvormingsmechanismen, verdeling van taken en verantwoordelijkheden en voortgang.
De uitdaging
De uitdaging van dit project zat in het feit dat we niet alleen bezig waren met een systeemimplementatie, maar ook een verandering in het gedrag van de collega’s van Countus. Doel is immers het verplichte imago van de jaarlijks terugkerende opleidingen wegnemen en leren weer leuk maken. Gestuurd vanuit intrinsieke motivatie. Daarvoor is draagvlak vanuit management essentieel.
Beatrijs: “Een systeemimplementatie kun je vergelijken met het beginnen van een nieuwe winkel. Daarvoor moet een hoop gebeuren, maar ondertussen moet de huidige winkel ook open blijven. Dat lukt alleen met glasheldere afspraken met alle betrokkenen én goedkeuring van het management om hiervoor tijd in te plannen. Je doet het er niet even bij, maar je moet er echt tijd voor vrijmaken. Dat vraagt om keuzes in wat wel en niet lukt. Bij Countus werken heel gemotiveerde en praktische mensen, maar draagvlak van het management is cruciaal voor het slagen van een project. Daarnaast zijn we bij worldofwork™ niet bang om de leiding te pakken en mensen wat bij te sturen in het maken van keuzes in belang van het succes van het project.”
Onze ervaring is dat softwareleveranciers vaak een standaard programma hebben met voor hen voor de hand liggende processen en leeraanbod. We maken niet vaak mee dat de software naadloos past bij de wensen en eisen van de klant. Wij stellen dan verdiepende vragen of reiken andere manieren aan om bepaalde punten op te lossen. We definiëren actiepunten die voor de klant belangrijk zijn en zetten de gebruiksvriendelijkheid telkens weer voorop. En indien nodig fluiten we een leverancier terug. Daar zit onze kracht. Soms moeten we daarbij kritisch zijn en druk zetten, maar wel zonder dat de relatie tussen de klant en de leverancier eronder lijdt. Wij merken dat klanten dit enorm op prijs stellen dat het de kwaliteit van projecten aanzienlijk verbetert.
Met deze aanpak helpen wij onze klanten om de stap te maken van ‘Hoe kunnen we onze huidige werkwijze zo dicht mogelijk benaderen in het nieuwe systeem?’ naar ‘Wat is er allemaal mogelijk in het nieuwe systeem en hoe kunnen wij dat in ons voordeel gebruiken?’
Het resultaat
Binnen de Countus Academy kunnen medewerkers nu gebruikmaken van het generieke leeraanbod van Studytube. Daarnaast is het opleidingsmateriaal van een externe opleider geïntegreerd in Studytube en kan men dus alle opleidingen die bij hun specifieke vakgebied of functie horen vanuit één portal volgen. Door middel van slimme aanbevelingen, gebaseerd op data uit het verleden van Countus zelf, kunnen collega’s nu opleidingen volgen die hun eigen collega’s eerder ook gevolgd hebben en nuttig hebben bevonden.
“Alsof je tijdens je werk Netflix zit te kijken, maar dan om je verder te specialiseren en ontwikkelen in je vakgebied.”
Naast het aanpakken van de digitale leeromgeving, was het voor Countus ook belangrijk een oplossing te vinden voor de vele klassikale trainingen die plaatsvinden, waar registratie van aanwezigheid van groot belang is. De interne communicatie campagne die Countus gestart is om het gebruik van Studytube te promoten kan ervoor zorgen dat de ambities nog beter behaald worden.
De volgende stap
Er staat nu een stevige basis van waaruit de Countus Academy verder ontwikkeld kan worden. De vervolgstappen bestaan uit het toevoegen van een zoekfunctie en het opzetten van opleidingsbudgetten in de Countus Academy. Op die manier kunnen de medewerkers van Countus hun eigen opleidingsaanbod vaststellen en zonder tussenkomst van hun manager de regie over hun eigen ontwikkeling krijgen.
Verder werkt Countus continu aan het aanscherpen van de visie op leren en ontwikkelen. De afronding van dit project is een grote stap in de juiste richting, maar het is ook belangrijk dat medewerkers snappen dat ze tijdens werktijd informatie over een cursus op mogen zoeken of de cursus tijdens werktijd kunnen volgen.
